Sur un chantier public, le circuit de validation entre le devis (DQE) présenté par les prestataires et la facturation est parfois long et complexe : les situations de travaux doivent être vérifiées et validées par un certain nombre d’acteurs. 

Découvrez le circuit de validation d’un devis et le circuit de validation d’une situation de travaux sur un marché public et les facilités proposées par Ediflex pour automatiser votre facturation, simplifier vos calculs et fluidifier les échanges entre les différents acteurs.

Le DQE, premier élément du circuit de validation

 Le DQE (détail quantitatif estimatif) est utilisé dans les marchés et intégré aux offres. Il peut être rédigé par le maître d’œuvre ou le maître d’ouvrage.  À noter que le prix ou le coût peuvent être des critères uniques de notation pour sélectionner les candidats. Le DQE est à ce titre un élément essentiel.

Le DQE est associé à : 

• un BPU (bordereau de prix unitaire) 
• une DPGF (décomposition du prix global et forfaitaire) 

Le BPU indique les prix unitaires pour chaque élément de l’ouvrage ou pour chaque produit. Il est généralement saisi par l’entreprise, visé pour accord par la maîtrise d’œuvre et validé par le Maître d’ouvrage.

Les utilisateurs d’Ediflex ont la possibilité de simplifier leur utilisation du BPU :

•   Les entreprises et les fournisseurs peuvent mettre en ligne le BPU et réaliser des imports et des exports dans des fichiers type Excel
•   Les maîtres d’ouvrage peuvent donner leur visa pour accord et valider le BPU

 Après validation du BPU, le maître d’ouvrage peut réaliser une demande de chiffrage aux titulaires.  Cette demande peut être émise sur Ediflex. Les entreprises peuvent apporter leur réponse en utilisant notre outil. 

Enfin, il est possible pour un maître d’ouvrage d’apposer son visa et de donner sa validation directement sur Ediflex.

La DGPF, généralement rédigée par la maîtrise d’œuvre, précise les prix appliqués par poste ou par mission. Il comporte au minimum :

• les travaux
• les fournitures
• les prestations à réaliser

 À noter que le BPU et le DGPF peuvent être associés dans la même consultation qui comprend alors une partie forfaitaire et une partie à prix unitaires. 

Avant le début des travaux, quels critères intégrer ?

•  La retenue de garantie : pour les marchés publics de travaux la retenue de garantie est dans la mde 5% du montant initial du marché proposé .  Elle est prélevée par fractions. Elle est remboursée au plus tard trente jours après le délai d’expiration de la garantie. Il est possible en utilisant Ediflex d’appliquer la retenue de garantie de façon en quelques clics. 

•  L’avance sur règlement : Le montant de l’avance sur règlement est calculé selon des modalités déterminées par le Code de la Commande Publique ; en revanche les conditions de versement de l’avance ainsi que son taux sont déterminées par les clauses du marché. Il est possible d’intégrer sur Ediflex les conditions de remboursement de l’avance, de façon à automatiser et accélérer son calcul. 

Durant le chantier, vérifier et valider une situation de travaux

Le circuit de validation d’une situation de travaux est le suivant :

•     Les différentes entreprises présentent leurs avancements et le montant à payer à l’entreprise titulaire, qui centralise les informations et les présente au maître d’ouvrage. 
•     Le maître d’œuvre procède à la vérification des documents. 
•     La situation de travaux est transmise au maître d’ouvrage qui émet une attestation de service fait. 
•     Il peut ensuite télécharger les pièces justificatives pour déposer par la suite les factures sur Chorus Pro.

Dépôt d’une situation de travaux validée sur Chorus Pro

Depuis 2020, les entreprises ont l’obligation d’adresser leur facture par voie dématérialisée. Le portail Chorus Pro leur permet de répondre à cette obligation. Les entreprises ont l’obligation légale de déposer leur facture sur cette plateforme.

Avec Ediflex, les entreprises peuvent déposer en quelques clics les factures ainsi que les justificatifs sur Chorus Pro.

Et voilà ! Vous savez tout du circuit de validation des DQE et du circuit de validation des situations de travaux !

Dans le cadre d’un chantier public, si les travaux représentent un montant égal ou supérieur à 230 000€ hors taxes, il est obligatoire pour un maître d’ouvrage public de mettre en concurrence différentes entreprises par le biais d’un appel d’offres. Pour sélectionner l’entreprise la plus adaptée, un certain nombre de pièces sont alors demandées aux différents concurrents. Une fois l’entreprise sélectionnée, d’autres pièces contractuelles régissent les relations entre l’acheteur public et l’entreprise attributaire du marché.

Quelles sont les pièces usuellement demandées dans le cadre du lancement d’un appel d’offres ? Quels pièces contractuelles définissent les conditions de partenariat une fois l’entreprise attributaire sélectionnée ? 

Zoom sur les différentes pièces contractuelles dans un marché public.

Pièces contractuelles pour un appel d’offre de marché public

Des documents constituent le dossier de consultation des entreprises : 

• L’acte d’engagement : cette pièce contractuelle comprend l’accord du soumissionnaire envers les clauses du marché public. Il est joint au dossier de consultation sous forme de questionnaire ATTRI1 : il est pré-rempli par l’acheteur, et adressé et non signé  au fournisseur ou au mandataire du chantier groupé. Il est signé par le mandataire qui a reçu le pouvoir du groupement de fournisseurs. Celui-ci doit alors intégrer les pouvoirs des autres membres en annexe.
• Le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP) :
  Cette pièce contractuelle matérialise l’ensemble des clauses administratives et juridiques qui lient les contractants. Il est composé des différentes pièces administratives (juridique, financière, technique …) Il doit intégrer en détails toutes les spécificités du marché de travaux.
• Le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP)
  Cette pièce contractuelle définit toutes les spécifications techniques du marché concerné. Elles doivent être énoncées de façon exhaustive, et rédigées de façon à ne pas favoriser un candidat.
• Le Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG)
  Le CCAG de travaux définit les conditions d’exécution administrative de ces marchés. Son application n’est pas obligatoire. Le CCAG définit notamment
  – les obligations générales des parties,
  – les pièces contractuelles,
  – les rémunérations des prestataires et des sous-traitants,
  – les modalités de règlement des comptes
  – les modalités de fixation des prix
  – la fixation et la prolongation des délais
  – les pénalités, les primes et les retenues
  
  Le manque de respect de ces clauses contractuelles peut engendrer des pénalités conséquentes, voire une rupture de contrat avec son prestataire. En automatisant les calculs sur les chantiers, Ediflex intègre si nécessaire les clauses du CCAG et limite les risques d’erreur. En cas de contradiction entre le CCAG et le CCAP, c’est le CCAP qui prévaut, sous réserve que cette dérogation soit clairement exprimée dans le CCAP.
• Le Cahier des Clauses Techniques et Générales  (CCTG) : Les CCTG regroupent toutes les clauses techniques relatives au marché de travaux. Si le responsable du marché fait le choix de déroger à certaines clauses du CCTG, il doit l’indiquer dans le CCTP.

Rédiger un CCAP efficace pour son marché public de travaux

Le CCAP doit prendre en compte toute la dimension administrative du marché. Il comprend différents points indispensables : 

• la définition et l’objet de ce marché de travaux spécifique;
• la liste des pièces contractuelles et leur ordre de priorité 
• la répartition des marchés en allotissements  
• les conditions pour émettre les bons de commande
• les clauses d’insertion sociale et de respect de l’environnement 
• les conditions de retenue de garantie 
• le montant des cautions  
• les tarifs appliqués, les modalités et délais de règlement  
• les délais d’exécution et le montant des pénalités de retard  
• le régime des avances obligatoires ou facultatives 
• la gestion des factures  
• les garanties 
• les modalités de rupture de contrat
• les modalités de livraison  
• si nécessaire, la reprise de personnel pour les mission des fin de chantier
• si nécessaire, les dérogations au CCAG  
• les modalités de vérification ou de réception. 

Rappelons qu’Ediflex vous permet de respecter les clauses énoncées dans le CCAP, en simplifiant au maximum votre gestion de chantier. Ainsi, les retenues de garantie, les cautions, le montant des avances, les garanties de paiement sont gérées automatiquement grâce à notre solution. 

Rédiger un CCTP pour un marché de travaux

Pour rédiger un CCTP pour un marché public de travaux, il peut se révéler utile de s’appuyer sur une DPGF (décomposition du prix global et forfaitaire), afin de chiffrer avec précision tous les postes, et de créer une trame optimisée. 

Il convient, en amont de la rédaction, d’analyser avec précision les besoins du chantier, et d’être en possession de tous les plans techniques ainsi que d’un diagnostic de l’existant.

Le Ministère de l’intérieur propose un modèle de CCTP sur lequel il est possible de s’appuyer si besoin. 

À présent, vous savez tout des pièces contractuelles dans les marchés publics !

Cette plateforme, bien plus simple d’accès qu’on ne l’imagine, permet à ses utilisateurs de bénéficier d’un point d’entrée unique pour le dépôt et pour la récupération des demandes de paiement. 

En vertu de l’ordonnance du 26 juin 2014, il s’agit d’un impératif légal : la totalité des factures doivent être déposées sur le portail. 

Il est possible pour les fournisseurs de déposer des factures simples et des factures d’avoir, des factures de co-traitants ou de sous-traitants, et des documents de facturation des marchés de travaux.

En 2020, ce sont presque 55 millions de factures qui ont été déposées sur le portail.

Si pour vous Chorus Pro est une “simple” obligation légale, nous pouvons vous prouver qu’il s’agit également d’une véritable opportunité de changement pour votre structure.

Découvrez tout sur Chorus Pro, et  sur le dépot des factures via Ediflex !

Chorus Pro, qu’est-ce que c’est ?

Chorus Pro est une plateforme sur laquelle il est légalement obligatoire de déposer ses factures : ce portail est spécifiquement dédié aux entités publiques et toutes les factures doivent y être déposées. La totalité des fournisseurs des donneurs d’ordres, publics comme privés, doit déposer ses factures sur la plateforme. Il est possible de déposer dircetement ses factures sur Chorus Pro, ou d’utiliser Ediflex. 

Chorus Pro facilite la gestion des factures pour les émetteurs et les destinataires : 

• Les avantages de Chorus Pro pour les émetteurs de factures

En envoyant exclusivement des factures en format électronique, les émetteurs gagnent en traçabilité et en transparence. 

Le dépôt et le traitement des factures est en effet sensiblement simplifié lorsqu’il est réalisé de façon électronique ; les échanges entre les différents interlocuteurs de la chaîne de facturation sont fluidifiés et clarifiés. 

• Les avantages de Chorus Pro pour les destinataires de factures

En utilisant un portail unique, les destinataires ont une visibilité plus claire sur les historiques des factures et peuvent assurer la gestion financière de leur chantier de façon plus rigoureuse. 

Ils peuvent consulter, valider ou rejeter les factures en quelques clics. 

Comment déposer ses factures sur Chorus Pro ? 

 Il existe différentes méthodes pour déposer ses factures sur Chorus Pro :  

• Vous pouvez déposer directement vos factures sur la plateforme. Pour ce faire,  des guides utilisateur ainsi que des tutos en format vidéo sont accessibles. 

L’émetteur peut être le titulaire du contrat, un sous-traitant ou un organisme public. 

Il convient dans un premier temps de paramétrer son compte.  Ce paramétrage est essentiel car il détermine le circuit de facturation. A noter également que le maître d’ouvrage peut confier le règlement des travaux à un mandataire. 

Le circuit de facturation est le suivant 

1- La pièce est mise à disposition

• Le fournisseur présente et valide le projet de décompte et le transmet au maître d’oeuvre
• Le maître d’oeuvre valide le projet de décompte et transmet au maître d’ouvrage un état d’acompte
• Le maître d’ouvrage valide l’état d’acompte. 

2- La pièce est prise en compte

• Le fournisseur transmet la demande de paiement au maître d’oeuvre, qui la prend en compte

3- La pièce est associée

• Le fournisseur peut associer le projet d’acompte mensuel à l’état d’acompte.
• Il peut également associer le projet de décompte final au projet de décompte général
• Le maître d’oeuvre associe l’état d’acompte à l’état d’acompte validé
• Il associé également le projet de décompte général au décompte général
• Le maître d’ouvrage associe le décompte général au décompte général signé.

4- Dans certaines situations, la pièce est refusée

Les personnes ayant effectué le dépôt sont alors informées automatiquement. Ce refus peut être dû à différents éléments : 

• Erreur dans le SIRET par exemple
• Pièces jointes manquantes
• Facture rejetée par le validateur

La plateforme permet d’accéder à toutes les factures associées au dossier, avec pour chacune d’elle le statut par lequel elle est passée. 

• Vous pouvez utiliser Ediflex pour déposer vos factures sur Chorus Pro, ainsi que les pièces jointes nécessaires : certificats et attestations pour paiement, ou autres pièces jointes. Déposez en quelques clics les versions client et titulaire des situations de travaux.

En utilisant Ediflex, vous centralisez sur une solution unique la saisie et le dépôtdes factures. Un gain de temps et d’efficacité !   Vous avez des questions concernant Chorus Pro ? Spécialistes de la dématérialisation, nous avons tous les éléments pour y répondre. Contactez-nous ! 

Les différents acteurs d’un marché public : qui sont-ils et quelles sont leurs missions ?

Dans le cadre d’un marché public, une diversité d’acteurs intervient, chacun ayant des rôles spécifiques et définis rigoureusement. Cette variété d’intervenants contribue au bon déroulement du chantier, et il est essentiel de comprendre et de respecter leurs missions pour garantir la réussite du projet.

Nous vous proposons ici une analyse approfondie des différents acteurs impliqués, mettant en lumière leurs identités et les actions qu’ils entreprennent au sein d’un marché public.

Le maître d’ouvrage : rôle et fonctions au coeur d’un marché public

Le maître d’ouvrage, entité publique telle qu’une commune, un département, ou un établissement public comme une université ou un hôpital, est la personne morale qui initie le chantier.

Conformément à la Loi MOP (n° 85-704 du 12 juillet 1985), maintenant intégrée dans le Code de la Commande Publique, le maître d’ouvrage garantit le bon déroulement du chantier et sa livraison dans les délais prévus.

Il intervient en amont du chantier, depuis la définition des besoins jusqu’à la sélection des prestataires. Sa responsabilité englobe la coordination des acteurs pour atteindre les objectifs du projet, assurant l’aspect esthétique, fonctionnel et opérationnel, tout en veillant au respect des exigences environnementales, sociales et économiques.

Le maître d’ouvrage joue un rôle crucial tout au long du chantier, incluant l’obligation de débloquer les financements selon les échéances convenues. Des outils comme Ediflex facilitent la gestion optimisée du chantier pour le maître d’ouvrage.

Le maître d’œuvre : rôle et fonctions au cœur d’un marché public

Le maître d’œuvre, désigné par le maître d’ouvrage pour encadrer l’exécution du chantier, joue un rôle central tout au long du processus. En tant que bras droit du maître d’ouvrage, le maître d’œuvre assume la responsabilité de piloter l’ensemble du chantier, de veiller au respect strict des normes de sécurité, et de garantir la livraison du projet dans les délais impartis. Son rôle s’étend également à la supervision de l’efficacité de tous les prestataires impliqués.

La coordination des différentes phases du chantier, depuis la préparation initiale jusqu’à la clôture finale, relève de la compétence du maître d’œuvre. Il est également chargé de garantir la conformité du projet aux critères esthétiques, fonctionnels et opérationnels définis en amont. Le maître d’œuvre assume ainsi une position pivot, facilitant la communication entre les différentes parties prenantes du projet.

Au-delà de ses responsabilités opérationnelles, le maître d’œuvre est investi du pouvoir de résoudre les problèmes éventuels qui pourraient survenir au cours du chantier, contribuant ainsi à maintenir le projet sur la bonne voie. La loi MOP (n° 85-704 du 12 juillet 1985), intégrée dans le Code de la Commande Publique, encadre son rôle et définit clairement ses obligations vis-à-vis du maître d’ouvrage.

La gestion quotidienne d’un chantier requiert une coordination minutieuse, et c’est là qu’Ediflex apporte une valeur ajoutée. En automatisant des calculs essentiels tels que la retenue de garantie, la variation des prix, et en offrant la possibilité de valider ou rejeter rapidement une situation de travaux, Ediflex simplifie considérablement les tâches du maître d’œuvre. Cette automatisation contribue non seulement à accroître l’efficacité opérationnelle, mais elle permet également de réduire les erreurs potentielles, offrant ainsi un environnement de travail plus fluide et optimal pour le maître d’œuvre dans le cadre d’un marché public.

Entreprises titulaires, cotraitantes ou sous-traitantes : rôles et fonctions au coeur d’un marché public

Le titulaire, en tant qu’entreprise ayant remporté l’appel d’offres, est celui qui signe le contrat avec le maître d’ouvrage, désigné comme pouvoir adjudicateur. En cas de groupement, le titulaire agit en tant que coordinateur des actions des cotraitants. Le mandataire, au sein du groupement, joue un rôle crucial en coordonnant les activités des entreprises cotraitantes et en les représentant auprès de l’acheteur. En situation de groupement conjoint, chaque entreprise est individuellement responsable de l’exécution de sa partie du marché.

Les sous-traitants, choisis par l’entreprise titulaire et établis sous contrat privé, assument certaines parties des prestations pour lesquelles l’entreprise titulaire ne dispose pas temporairement des moyens nécessaires. Il est important de noter que les sous-traitants n’ont aucune relation contractuelle directe avec l’acheteur ; la responsabilité de la bonne exécution des prestations du contrat du marché public conclu avec le maître d’ouvrage repose entièrement sur l’entreprise titulaire.

Ediflex facilite la gestion financière en calculant la restitution d’avance sur règlement, optimisant ainsi le démarrage du chantier et la trésorerie des entreprises.

Pour comprendre en détail les rôles et les fonctions de chaque acteur du chantier, envisagez l’une de nos formations sur le suivi et l’exécution financière d’un marché public. Pour en savoir plus, contactez-nous au 01.44.41.27.84 ou par mail (formations@ediflex.fr).