Vos factures en quelques clics de travaux sur Chorus Pro

Vos factures en quelques clics de travaux sur Chorus Pro

Comme vous le savez certainement, Ediflex vous permet de mettre en ligne en quelques clics vos factures de travaux  sur Chorus Pro.

Cette plateforme, bien plus simple d’accès qu’on ne l’imagine, permet à ses utilisateurs de bénéficier d’un point d’entrée unique pour le dépôt et pour la récupération des demandes de paiement. 

En vertu de l’ordonnance du 26 juin 2014, il s’agit d’un impératif légal : la totalité des factures doivent être déposées sur le portail. 

Il est possible pour les fournisseurs de déposer des factures simples et des factures d’avoir, des factures de co-traitants ou de sous-traitants, et des documents de facturation des marchés de travaux.

En 2020, ce sont presque 55 millions de factures qui ont été déposées sur le portail.

Si pour vous Chorus Pro est une “simple” obligation légale, nous pouvons vous prouver qu’il s’agit également d’une véritable opportunité de changement pour votre structure.

Découvrez tout sur Chorus Pro, et  sur le dépot des factures via Ediflex !

Chorus Pro, qu’est-ce que c’est ?

Chorus Pro est une plateforme sur laquelle il est légalement obligatoire de déposer ses factures : ce portail est spécifiquement dédié aux entités publiques et toutes les factures doivent y être déposées. La totalité des fournisseurs des donneurs d’ordres, publics comme privés, doit déposer ses factures sur la plateforme. Il est possible de déposer dircetement ses factures sur Chorus Pro, ou d’utiliser Ediflex

Chorus Pro facilite la gestion des factures pour les émetteurs et les destinataires : 

  • Les avantages de Chorus Pro pour les émetteurs de factures

En envoyant exclusivement des factures en format électronique, les émetteurs gagnent en traçabilité et en transparence. 

Le dépôt et le traitement des factures est en effet sensiblement simplifié lorsqu’il est réalisé de façon électronique ; les échanges entre les différents interlocuteurs de la chaîne de facturation sont fluidifiés et clarifiés. 

  • Les avantages de Chorus Pro pour les destinataires de factures

En utilisant un portail unique, les destinataires ont une visibilité plus claire sur les historiques des factures et peuvent assurer la gestion financière de leur chantier de façon plus rigoureuse. 

Ils peuvent consulter, valider ou rejeter les factures en quelques clics. 

Comment déposer ses factures sur Chorus Pro ? 

 Il existe différentes méthodes pour déposer ses factures sur Chorus Pro :  

  • Vous pouvez déposer directement vos factures sur la plateforme. Pour ce faire,  des guides utilisateur ainsi que des tutos en format vidéo sont accessibles. 

L’émetteur peut être le titulaire du contrat, un sous-traitant ou un organisme public. 

Il convient dans un premier temps de paramétrer son compte.  Ce paramétrage est essentiel car il détermine le circuit de facturation. A noter également que le maître d’ouvrage peut confier le règlement des travaux à un mandataire. 

Le circuit de facturation est le suivant 

1- La pièce est mise à disposition

  • Le fournisseur présente et valide le projet de décompte et le transmet au maître d’oeuvre
  • Le maître d’oeuvre valide le projet de décompte et transmet au maître d’ouvrage un état d’acompte
  • Le maître d’ouvrage valide l’état d’acompte. 

2- La pièce est prise en compte

  • Le fournisseur transmet la demande de paiement au maître d’oeuvre, qui la prend en compte

3- La pièce est associée

  • Le fournisseur peut associer le projet d’acompte mensuel à l’état d’acompte.
  • Il peut également associer le projet de décompte final au projet de décompte général
  • Le maître d’oeuvre associe l’état d’acompte à l’état d’acompte validé
  • Il associé également le projet de décompte général au décompte général
  • Le maître d’ouvrage associe le décompte général au décompte général signé.

4- Dans certaines situations, la pièce est refusée

Les personnes ayant effectué le dépôt sont alors informées automatiquement. Ce refus peut être dû à différents éléments : 

  • Erreur dans le SIRET par exemple
  • Pièces jointes manquantes
  • Facture rejetée par le validateur

La plateforme permet d’accéder à toutes les factures associées au dossier, avec pour chacune d’elle le statut par lequel elle est passée. 

  • Vous pouvez utiliser Ediflex pour déposer vos factures sur Chorus Pro, ainsi que les pièces jointes nécessaires : certificats et attestations pour paiement, ou autres pièces jointes. Déposez en quelques clics les versions client et titulaire des situations de travaux.

En utilisant Ediflex, vous centralisez sur une solution unique la saisie et le dépôtdes factures. Un gain de temps et d’efficacité !   Vous avez des questions concernant Chorus Pro ? Spécialistes de la dématérialisation, nous avons tous les éléments pour y répondre. Contactez-nous

Identifier les acteurs d’un marché public

Identifier les acteurs d’un marché public

 

Sur un marché public, des acteurs variés interviennent ; exécutants et décisionnaires ont chacun des missions définies strictement, très encadrées, qu’il convient de maîtriser et de respecter pour le bon déroulement du chantier.

Nous vous proposons ici un décryptage des différents intervenants : qui sont-ils et quelles sont précisément les actions qu’ils effectuent ?

Le maitre d’ouvrage : quel rôle et quelles fonctions sur un chantier public ?

Le maître d’ouvrage est une personne morale, il s’agit de l’entité publique qui commande le chantier. Il peut s’agit par exemple d’une commune, d’un département ou d’un ministère, mais aussi d’un établissement chargé de service public : université, hôpital …

Le rôle du maître d’ouvrage a été fixé par la Loi MOP (n° 85-704 du 12 juillet 1985), qui est maintenant pleinement intégrée dans le Code de la Commande Publique. Cette loi encadre les relations entre un maître d’ouvrage public et un maître d’œuvre privé. En vertu de cette loi, le maître d’ouvrage est garant du bon déroulement du chantier, et de la livraison de celui-ci dans les délais impartis.

Il intervient en amont du chantier : définition du besoin, définition du budget et du planning, rédaction de l’appel d’offre, sélection des prestataires …

Il a pour mission de centraliser les différents acteurs pour atteindre l’objectif fixé dans le projet : il est garant de l’aspect esthétique, fonctionnel et opérationnel du projet final, et doit veiller au respect des exigences environnementales, sociales et économiques définies initialement.

Son rôle est également essentiel tout au long du chantier : La loi MOP impose notamment au maître d’ouvrage l’obligation de débloquer les financements aux échéances convenues. Dans ce cadre, un logiciel comme Ediflex peut accompagner le maître d’ouvrage dans la gestion optimisée de son chantier.

Le maître d’œuvre : quel rôle et quelles fonctions sur un chantier public ?

Le maître d’œuvre est mandaté par le maître d’ouvrage pour encadrer l’exécution du chantier.

Il encadre les prestataires pour s’assurer de son bon déroulement.

Il intervient comme « bras droit » du maître d’ouvrage : il pilote l’exécution du chantier, il veille au parfait respect de la sécurité tout au long de son déroulement, à la livraison du chantier dans les délais impartis et à l’efficacité de tous les prestataires.

Il appartient également au maître d’œuvre de veiller à ce que chacun des prestataires soit réglé dans les délais impartis.

Là encore, Ediflex s’avère particulièrement utile sur un chantier : en automatisant les principaux calculs (calcul automatique de la retenue de garantie, calcul de la variation des prix, suivi et restitution de l’avance sur règlement), en permettant au Maître d’œuvre de valider ou de rejeter en quelques clics une situation de travaux, Ediflex allège leur quotidien.

Entreprises titulaires, cotraitantes ou sous-traitantes : quel rôle et quelles fonctions sur un chantier public ?

Le titulaire est l’entreprise qui a remporté un appel d’offre et qui signe le contrat avec le Maître d’ouvrage qui est désigné comme pouvoir adjudicateur.

Dans le cas d’un groupement, le titulaire désigne le groupement composé d’une entreprise mandataire et de cotraitants. Le mandataire coordonne les actions des entreprises cotraitantes et les représente auprès de l’acheteur. Les cotraitants sont représentés auprès de l’acheteur par le mandataire.En cas de groupement conjoint, chacune des entreprises est responsable de l’exécution de sa partie du marché.

Les sous-traitants sont désignés par l’entreprise titulaire sous un contrat privé pour assurer certaines parties des prestations dont elle ne dispose pas ponctuellement des moyens nécessaires pour les réaliser.

Les sous-traitants sont des entreprises qui n’ont aucune relation contractuelle vis-à-vis de l’acheteur. Seule l’entreprise titulaire est responsable de la bonne exécution des prestations du contrat du marché public conclu avec le maître d’ouvrage.

Pour démarrer le chantier sereinement tout en optimisant leur trésorerie, les entreprises bénéficient le plus souvent d’une avance sur règlement, contractuellement définie.Cette avance est ensuite déduite du montant des factures. Ediflex permet de calculer le montant de la restitution d’avance sur règlement, et ainsi de gagner un temps précieux tout en limitant considérablement la marge d’erreur.

Saviez-vous que l’une de nos formations (suivi et exécution financière d’un marché public) permet de comprendre dans les détails les rôles et les fonctions de chacun des acteurs du chantier ? N’hésitez pas à nous contacter au 01.44.41.27.84 ou par mail (formations@ediflex.fr) si vous souhaitez en savoir plus !

 

Les différents types de marchés publics

Les différents types de marchés publics

Les marchés publics se divisent en quatre catégories :

  • les accords-cadres
  • l’allotissement
  • le marché global
  • les marchés morcelés

Comment distinguer ces différents marchés et quelles sont les spécificités de chacun ?  Eléments d’informations dans cet article.

Les accords-cadres

Le Code de la Commande Publique définit les accords-cadres en article L2125-1. Les modalités d’un accord cadre sont précisées dans l’article 4 de l’ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015

Ils permettent à l’acheteur de fixer les modalités de l’achat et de définir précisément les règles du marché : prix, quantités envisagées … 

Ils représentent un engagement formel entre le donneur d’ordre et un ou plusieurs  titulaires. Il s’agit d’instruments de planification de la commande publique. 

Certaines dispositions sont communes à tous les accords-cadres : 

  • L’accord-cadre relève de l’appréciation de l’acheteur : celui-ci a la possibilité de réaliser plusieurs mises en concurrence pour des prestations similaires.
  • Il doit respecter certaines procédures administratives précises : la définition précise du besoin, la durée du contrat, le nombre de titulaires auxquels l’acheteur a recours, le montant de l’accord …

L’accord-cadre  n’induit pas d’exclusivité d’achat auprès des titulaires.

Les accords-cadres  ne doivent pas répondre à un formalisme spécifique (ils doivent cependant être écrits). 

Le marché d’allotissement et le marché global

  • L’allotissement : les marchés sont divisés en lots qui sont confiés à différents titulaires. C’est la forme de marchés la plus adoptée sous Ediflex.  L’allotissement permet de favoriser la mise en concurrence entre les différents titulaires. Les lots peuvent être divisés par secteur d’activité (menuiserie, peinture, serrurerie …) ou en fonction d’autres critères. 
  • Le marché global : c’est un marché non alloti auquel on peut avoir recours dans certains cas :
    • Si la mise en œuvre d’un marché en lots génère un coût trop élevé.
    • Si le marché en lots est contraire aux règles de la concurrence
    • Si l’allotissement génère trop de difficultés techniques

Les marchés morcelés

Les marchés morcelés sont des marchés dont on ne connaît pas avec précision la durée au moment de la mise en place. 

  • Les marchés à tranches : ils sont définis dans l’article Article R2113-4 du Code de la Commande publique. Il s‘agit d’un marché à tranche ferme et à tranches optionnelles (que l’on appelait auparavant tranches conditionnelles).

Ces tranches optionnelles peuvent être affermies au fur et à mesure de leur exécution. Pour chaque tranche optionnelle, une avance peut être versée au titulaire une fois la tranche affermie. 

  • Les marchés à bons de commande sont des marchés exécutés au fur et à mesure du besoin. Ils sont par exemple adaptés pour des commandes répétitives (services de nettoyage, fournitures …) et permettent aux acheteurs de réduire les coûts de procédure en évitant d’affecter un marché par commande. Ils ne peuvent dépasser quatre ans. Il peut s’agir de marchés mono-attributaires ou multi-attributaires. Il est aussi possible de retrouver des marchés à bons de commande pour les travaux.  
Définition d’un marché de travaux publics

Définition d’un marché de travaux publics

Un marché de travaux publics définit un contrat conclu par un organisme public à destination d’un autre opérateur économique, pour trois types de prestations :

  • une prestation de travaux
  • une prestation de services
  • une prestation de vente de biens.

Lorsque le contrat est rédigé à destination de plusieurs opérateurs économiques, il s’agit alors d’un marché en cotraitance.  Les organismes émetteurs de marchés de travaux sont

  • L’Etat
  • Les collectivités territoriales
  • Les Hôpitaux
  • Les Établissements Publics

En vertu de l’ordonnance du 23 juillet 2015, les marchés publics doivent respecter trois principes, en vue d’assurer une utilisation judicieuse des deniers publics :

  • La liberté d’accès à la commande publique
  • L’égalité de traitement entre les candidats
  • La transparence de la procédure

Où trouver les avis de marchés publics ?

Les avis de marchés publics doivent obligatoirement être diffusés et accessibles à tous. Certaines plateformes spécialisées, ergonomiques et simples d’utilisation, permettent un accès rapide aux appels d’offres.

  • PLACE: Il s’agit de la plateforme de l’Etat, qui met en ligne les marchés publics, mais aussi les annonces de l’UGAP et de la CCI. Il est possible de le paramétrer pour recevoir des informations de marchés publics tous les jours ou toutes les semaines.
  • BOAMP.fr : Ce site recense plus de 10 000 appels d’offres. Grâce à un système d’alerte, il est possible de paramétrer les alertes et d’être averti lorsqu’un avis concernant son entreprise est diffusé et mis en ligne. Très simple d’utilisation, BOAMP.fr permet de rechercher une offre par type de marché, par mot clef ou par référence de l’avis.
  • Francemarchéspublics.com est le plus exhaustif des sites. Il est surtout particulièrement bien fourni en ce qui concerne les marchés locaux.

Quelles spécificités pour un marché public de travaux ?

 Chez Ediflex, nous sommes spécialisés dans les marchés publics de travaux. Ces marchés concernent les travaux publics sur des infrastructures, des routes, des ports …En vertu du Code de la Commande Publique, ils correspondent à des objets strictement définis.

 Quels seuils pour les marchés publics de travaux ?

Le seuil des marchés publics de travaux a une influence directe sur les procédures administratives mises en place pour la diffusion et le suivi de l’appel d’offre.

  • Si la valeur du marché est inférieure à 40 000€ (100 000€ pour les chantiers innovants), les procédures sont très légères ; la publicité n’est pas obligatoire, et la seule obligation de l’acheteur est de justifier d’une dépense pertinente des deniers publics.
  • A partir d’un seuil de 40 000€, les acheteurs ont obligation de publicité, et doivent diffuser leur appel d’offre sur des supports dédiés. Ils ont la possibilité de choisir le support qui leur semble le plus adapté : BOAMP, Journal Officiel de l’Union Européenne, support d’annonce légal.
  • A partir d’un seuil de 100 000€, les acheteurs doivent impérativement publier leur annonce au BOAMP ou dans un support d’annonce légal.
  • A partir d’un seuil de 5 382 000€, les acheteurs doivent publier l’avis sur le BOAMP ou sur le JOUE.

Marchés publics de travaux : les MAPA

Les marchés à procédure adaptée (MAPA) sont dans cette catégorie pour différentes raisons :

  • Leur montant est inférieur à 25 000€ ou aux seuils européens
  • Leur objet n’est pas défini comme prioritaire

Ils n’ont pas d’obligation de publicité et les procédures de diffusion de l’annonce sont très allégées. Chez Ediflex, notre maîtrise du Code de la Commande Publique nous permet d’accompagner nos clients tout au long de leur chantier et de leur proposer des solutions innovantes pour simplifier la gestion de leur marché et leur facturation. Contactez-nous pour plus de renseignements !

 

Faut-il former ses équipes sur les marchés publics ?

Faut-il former ses équipes sur les marchés publics ?

Epicture formation propose à vos équipes des formations pour tous les niveaux, qui permettent à vos collaborateurs d’acquérir une excellente maîtrise de notre outil mais également de développer leur connaissance des marchés publics.

En quoi des formations sont-elles utiles pour vos salariés ?

Quels sont les signes qu’il est indispensable de mettre en place une formation ? 

Est-il temps de faire appel aux services d’Epicture formation

Découvrez tout dans cet article.

Pourquoi former ses salariés 

Rappelons tout d’abord que la loi impose à l’employeur, public ou privé, de former ses salariés dans le cadre de principes bien définis : 

  • La formation doit permettre aux nouveaux salariés de s’adapter à leur poste de travail. 
  • Elle doit également permettre aux salariés de rester efficaces sur leur poste, en tenant compte notamment de l’évolution des technologies. 
  • En cas de reclassement d’un salarié, l’employeur a l’obligation de former celui-ci sur les outils qu’il utilisera au quotidien.

Les formations des agents publics

Les agents de la fonction publique doivent obligatoirement bénéficier d’une formation dans le cadre de leurs fonctions. 

Rappelons les enjeux des formations des agents publics

  • Les agents de la fonction publique d’Etat bénéficient d’un entretien annuel de formation qui doit leur permettre d’exprimer à leur hiérarchie leurs attentes et leurs besoins. 
  • La formation statutaire permet aux agents de prendre de nouvelles fonctions, tandis que la formation continue leur permet de s’adapter aux nouveaux enjeux de leur poste. 
  • Il est possible pour les agents publics de bénéficier de congés de formation, moyennant quelques conditions spécifiques, notamment leur durée d’ancienneté.
  • La rémunération des agents est intégralement maintenue durant leur formation.

Ediflex forme vos équipes avec Epicture formation

Spécialistes des marchés publics, nous formons les agents de la fonction publique sur 

  • les spécificités de notre outil 
  • les enjeux du Code de la Commande Publique

Experts du Code de la Commande publique, nous assurons des formations pratiques, adaptées aux besoins de vos collaborateurs, qui leur permettent d’acquérir une véritable aisance sur un sujet complexe d’un point de vue administratif et juridique. 

A titre d’exemple, à l’issue de nos formations “suivi et exécution financière d’un marché public”, les apprenants sont aptes à 

  • Distinguer les différents acteurs des marchés publics
  • Comprendre l’exécution contractuelle (réglementation) et financière d’un marché de travaux public
  • Comprendre un devis et une situation de travaux
  • Établir un suivi financier d’un marché public

Nous proposons des formations de tous niveaux et nous pouvons nous adapter à vos besoins pour concevoir des formations à la carte. Epicture formation est reconnu comme organisme de formation par la Direccte et certifié Qualiopi. 

Notre service formation présente une spécificité : nos formateurs travaillent également au service de support technique clients. Cette double fonction leur permet d’avoir une réelle expertise sur l’outil et sur ses évolutions. Ils manipulent Ediflex au quotidien et en maîtrisent parfaitement toutes les fonctionnalités. 

Ils sont donc à même de donner aux apprenants des conseils précis et concrets : ils connaissent parfaitement les problématiques auxquelles les apprenants sont confrontés et leurs formations s’appuient sur des situations concrètes.  

Nos formateurs s’attachent à proposer aux équipes des formations adaptées à tous les niveaux de maîtrise d’Ediflex. 

Les formations s’adressent aussi bien à des utilisateurs chevronnés qu’à des personnes découvrant l’outil.

Ce double statut permet également à nos formateurs de personnaliser leurs réponses lorsqu’ils ont par la suite leurs apprenants au téléphone pour les aider à résoudre un problème, et de leur proposer des solutions sur mesure, adaptées à leurs besoins. 

Un véritable avantage pour vos équipes !

Préparer les formations des équipes

Pour une formation optimisée et efficace, nous vous invitons vivement à préparer vos équipes en amont. 

Nous vous adressons à cet effet un questionnaire de pré formation, dix jours avant la formation. 

Cette formation a pour objectif de valider le niveau des apprenants, de cerner leurs attentes et de comprendre les points qu’ils souhaitent aborder. 

C’est ce questionnaire qui nous permet de proposer des formations sur-mesure et de la rendre productive et efficace. 

Il est donc essentiel que vos équipes prennent le temps d’y répondre.  

Formation et ligne ou en présentiel ?

Pour simplifier votre quotidien, nous vous proposons différents formats de formations. le contenu reste le même quel que soit le format. 

En ligne ou en présentiel, nos formations sont interactives et sur mesure. A vous de choisir le format le plus adapté à la taille de votre équipe et aux profils de vos apprenants. 

Vous souhaitez obtenir des renseignements complémentaires ? N’hésitez pas à nous contacter : formations@epicture.fr ou 01.44.41.27.84. 

nos conseils pour une situation de travaux réussie

nos conseils pour une situation de travaux réussie

Les situations de travaux sur les marchés publics sont régies par des règles complexes et par une législation exigeante.Pour un maître d’ouvrage, il est essentiel de maîtriser parfaitement les enjeux de la facturation des chantiers publics et de respecter la chaîne de facturation avec rigueur. 

Voici quelques conseils à suivre pour une situation de travaux réussie.

A quoi servent les situations de travaux

Sur un chantier, la facturation est établie en plusieurs étapes afin que les entreprises soient réglées dans des délais raisonnables.  Les situations de travaux permettent de 

  • Donner un état des lieux précis sur l’avancée du chantier et facturer à l’avancement (facturation par étapes avant la fin du chantier).
  • Indiquer le montant de la facturation en tenant compte des nombreux paramètres à respecter
    • Contrôle de la retenue de garantie : A titre de sûreté, l’acheteur conserve une créance de 3% à 5% . Elle permet de couvrir les éventuelles malfaçons qui n’ont pas été décelées au moment de la réception et de lever les réserves effectuées à réception du chantier.
    • Contrôle du remboursement de l’avance : En début de chantier, les entreprises reçoivent une avance sur règlement qui sera déduite de leur facturation selon des règles contractuellement définies en début de chantier. Il appartient aux différents vérificateurs de valider le montant à rembourser. 
    • Calcul de la révision des prix : Le contrat détermine avec précision dans quelle mesure les situations de travaux seront impactées par les indexations des prix. Ce calcul est impacté par la valeur des différents index
    • Calcul des montants à payer aux sous-traitants : Les sous-traitants sont payés au fur et à mesure du chantier en fonction de l’avancée des travaux. 
    • Pénalités : Des pénalités de retard peuvent être affectées aux entreprises par le maître d’oeuvre ; là encore les modalités sont contractuellement définies. 

Quels éléments doivent apparaître sur la situation de travaux ?

Une situation de travaux doit indiquer précisément un certain nombre d’éléments : 

  • En en-tête, des données administratives doivent être indiquées : identification du client et du prestataire, numéro de TVA du prestataire etc
  • La liste précise des marchés ainsi que le montant total du devis pour chaque marché, et le taux de TVA.
  • La notification précise de l’avancement et l’indication de la situation brute 

Ces éléments doivent être adressée au client après avoir suivi un circuit de validation rigoureux : 

  • Au moment de la création de chantier, le titulaire saisit les avancements, et ventile les montants à payer aux sous-traitants.
  • Le maître d’œuvre puis l’assistant maître d’ouvrage apportent ensuite leur validation. 
  • Enfin, le maître d’ouvrage donne son accord pour le règlement de la facture. Il dépose alors un avis d’intention de payer. 

Ce circuit de validation nécessite des allers-retours entre les différents acteurs du chantier et peut générer des pertes de temps et des déperditions d’informations.

C’est pourquoi automatiser la gestion financière des chantiers peut se révéler une solution efficace.

Automatiser la gestion financière de son chantier

Avec Ediflex, gagnez un temps précieux et automatisez votre gestion financière ! Assurez-vous la satisfaction de vos prestataires en les réglant dans les temps, réduisez les échanges inutiles et sécurisez vos transactions. 

Ediflex permet :

  • la gestion automatisée des marchés (conversion des OS en avenant, gestion des GPD …)
  • l’exécution des marchés 
  • l’automatisation des principaux calculs (retenue de garantie, remboursement de l’avance, retenue de garantie)

Un gain de temps essentiel sur vos chantiers !