Les ordres de service – OS sont adressés aux entreprises titulaires par le maître d’ouvrage ou le maître d’œuvre pour leur notifier une décision. 

Ils ont une valeur exécutive : les titulaires sont tenus de réaliser les ordres indiqués. 

Comment rédiger un OS ? Comment le faire parvenir aux entreprises ? Les entreprises ont-elles le droit de refuser un ordre de services, et sous quelles conditions ? Découvrez tout ce que vous devez savoir sur les OS dans cet article.

A quoi sert un OS ?

Rappelons que la gestion de l’OS complète et finalise les modifications de travaux.  Le décisionnaire doit en effet respecter un circuit précis pour adresser ses décisions aux titulaires et les faire exécuter.

C’est l’objet de l’OS (ordre de service) : à réception de ce document, les entreprises sont tenues de respecter la demande effectuée.  Pour une entreprise, le refus d’exécuter l’OS est une faute qui pourrait justifier la résiliation du marché. 

En d’autres termes, la saisie de l’OS est la dernière étape à respecter lors d’une demande de modification. Elle est souvent exécutée par le maître d’œuvre ; c’est le maître d’ouvrage qui a en charge la validation. Les ordres de services sont définis dans l’arrêté du 30 mars 2021

Ils sont utilisés pour

• Notifier le début des travaux
• Indiquer des modifications dans les délais d’exécution
• Préciser les modalités d’exécution des travaux

Quel formalisme pour rédiger un OS ?

Les OS doivent être transmis par écrit ; la date doit être indiquée et ils doivent être numérotés. 

La signature d’un ordre de service n’est plus une obligation, ce qui simplifie l’usage des outils de dématérialisation comme Ediflex. Rappelons que notre outil permet également une signature électronique des OS.

Le formalisme des OS favorise et sécurise la dématérialisation des relations entre MOA, MOE et entreprises : les modalités de notifications, de vérification et de validation doivent être précisées dans les CCAG.

Si les entreprises sont regroupées, les ordres de service sont adressés au mandataire, en vertu de l’article 3.1 du CCAG MOE. 

A réception de l’OS, le récepteur est réputé avoir reçu cette notification à la date de la première consultation du document qui leur a été adressé. La preuve de la réception est l’accusé de réception délivré par l’application informatique.

Une entreprise peut-elle refuser un OS ?

Dans les marchés publics, l’ordre de service a une valeur exécutive, l’entreprise est tenue de le respecter. 

Pour autant, les exécutants peuvent s’y opposer dans différentes situations 

• Si l’OS présente un risque avéré, et met en danger la santé ou la sécurité des exécutants. De même, si l’OS est en opposition avec des dispositions législatives ou réglementaires auxquelles le maître d’œuvre est soumis, il est en droit de refuser l’OS.
  Si le maître d’œuvre fait jouer cet argument pour refuser un OS, il doit en faire part au maître d’ouvrage de façon argumentée et le notifier par écrit précisément.
  Si le maître d’ouvrage ne répond pas à ces remarques sous un délai de quinze jour, le titulaire n’est pas tenu d’exécuter l’OS.
  
  
• Si le montant cumulé des prestations demandées par l’OS dépasse d’au moins 10% le montant hors-taxe du marché, et que la décision n’a pas fait l’objet d’un avenant.
  
  
• Si les ordres de service ont une influence financière sur le marché et qu’aucune revalorisation financière n’a été indiquée. Le refus doit être notifié par écrit dans les quinze jours suivant la réception de l’OS, et comporter les justifications nécessaires.

Le circuit de validation d’un OS

Le module “fiches modificatives / Ordres de services” d’Ediflex permet d’automatiser l’évolution d’une FM et d’un OS en rassemblant les acteurs sur une plateforme unique. 

Intuitif et simple d’utilisation, ce module simplifie sensiblement le processus de saisie, de vérification et de validation des documents. 

Pour qu’une fiche modificative – FM devienne un OS et que l’entreprise exécute les modifications, la FM doit suivre un circuit précis. 

• La FMS (fiche modificative sommaire) est rédigée par le Responsable FMS, puis vérifiée et validée par les utilisateurs désignés comme “Vérificateurs” et “Valideurs” dans le circuit.
• Les FME (fiches modificatives entreprise) sont alors créées automatiquement. Il revient au “Responsable FME” de les transmettre aux entreprises qui peuvent alors éditer un devis. Après vérification du maître d’oeuvre et validation du maître d’ouvrage, la FME est convertie en OS (Ordre de Service).
• Le Responsable OS édite l’OS et le transmet au(x) Vérificateur(s) MOE. Ce dernier fera suivre l’OS aux vérificateurs MOA. Les Vérificateurs MOA disposent d’un montant de délégation leur permettant de viser l’OS si le montant de ce dernier est égale ou inférieur au montant de la délégation qui leur est accordée. Une fois l’OS visé, le Mandataire MOE peut le notifier. L’OS est alors envoyé à l’entreprise pour signature et pour déposer des réserves si besoin.
• L’OS peut être converti en FTP (fiche de travaux et prestations) dès lors qu’il est notifié par le Mandataire MOE. Lorsque l’OS est converti en FTP, les informations saisies dans le devis sont automatiquement récupérées et intégrées au DQE.
• Cas particulier : le module offre la possibilité de créer un OS sans incidence financière ou un OS avec incidence financière non lié à une FME. Pour ces deux cas, si l’OS doit donner lieu à la création d’une nouvelle FTP, celle-ci devra être créée manuellement.

Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à nous contacter au 01.44.41.27.88.

Sur les marchés publics, les procédures de calculs sont parfois longues et complexes ; des critères techniques doivent être pris en compte, ce qui peut ralentir la procédure et parfois créer des tensions entre les différents acteurs du chantier. 

Or, un bon nombre de maîtres d’ouvrage privilégient encore les calculs à la main. 

En ce sens, des outils comme Ediflex apportent aux maîtres d’ouvrage une véritable valeur ajoutée : l’automatisation des calculs sur un chantier public permet d’accélérer la procédure de facturation et réduit sensiblement la marge d’erreur. 

Redécouvrez dans cet article les principaux calculs sur un chantier public, et les moyens de les simplifier

Calculer la retenue de garantie et la restitution

La retenue de garantie est prévue aux articles R. 2191-32 à R. 2191-35 du code de la commande publique.

Rappelons tout d’abord que sur un chantier public la retenue de garantie n’est pas obligatoire : il appartient au client d’en faire la demande au début du contrat. Elle ne s’applique pas aux structures publiques titulaires d’un marché, ni aux marchés de sécurité ou de défense. 

Il s’agit d’une somme prélevée sur le montant global des travaux, conservée par le client, qui permet de s’assurer que les travaux seront réalisés dans de bonnes conditions, mais également de lever d’éventuelles réserves après la fin du chantier. 

En cas de sous-traitance, seul le titulaire est impacté par la retenue de garantie mais il peut l’appliquer lui-même à ses sous-traitants.

Sur les chantiers publics, le montant de la retenue de garantie ne peut être supérieur à 5%.

Pour les marchés publics conclus par l’Etat, et pour les petites et moyennes entreprises, le montant de la retenue de garantie ne peut être supérieur à 3%.

Elle est prélevée par fractions sur les acomptes, sur les règlements partiels et définitifs, et sur le solde.

La garantie à première demande peut se substituer à la retenue de garantie durant toute la durée du marché : le titulaire s’appuie alors sur un organisme de crédit ; il appartient au donneur d’ordres de vérifier la viabilité de l’organisme. 

La retenue de garantie est valable pendant un an à compter de la fin du chantier, ce qui impose aux entreprises de réaliser les travaux réclamés par le maître d’ouvrage pendant cette durée s’il constate des malfaçons ou des vices ; dans le cas contraire la retenue de garantie n’est pas restituée. 

Il appartient à l’entreprise d’envoyer au donneur d’ordres au bout d’un an une facture correspondant à la retenue de garantie. 

Ediflex automatise le calcul de retenue de garantie et l’intègre aux situations de travaux.

Calculer le remboursement de l’avance

Pour assurer l’accès aux marchés publics à toutes les entreprises, même celles qui ne bénéficient pas d’une trésorerie suffisante, le donneur d’ordres doit impérativement fournir une avance sur règlement aux titulaires avant le début du chantier. 

L’avance est versée dans un délai maximum de trente jours après le début des travaux. Elle est déduite des factures envoyées par les titulaires au maître d’ouvrage. 

Ses modalités de calculs sont détaillées dans le Code de la Commande Publique articles R2191-3 à R2191-19

Découvrez tous les calculs d’avance sur règlement ainsi que les calculs de remboursement de l’avance dans cet article.

Rappelons que l’avance sur règlement doit avoir été intégralement remboursée par le titulaire lorsque le montant des prestations réalisées atteint 80% du montant total.

Ediflex automatise et simplifie le calcul du montant de l’avance mais également le calcul de son remboursement. 

Calculer les variations de prix

Sur un chantier de longue durée, les variations de prix peuvent être impactées par des critères externes comme une forte inflation, un épisode de pandémie, des tensions à l’international etc. 

Pour sécuriser les entreprises et éviter les arrêts de chantiers dus à des problèmes de trésorerie, les prix sont soumis à des indices qui permettent d’indexer les prix sur les critères externes. Les index BTP sont accessibles sur le site de l’INSEE.

Les calculs de révision des prix sont fixées par les conditions du marché et prennent en compte différents critères détaillés dans cet article. 

Ediflex permet d’automatiser les calculs de variation de prix.

Evolution du taux de TVA en cours de chantier

Rappelons qu’il convient pour un donneur d’ordres de ne pas prendre en compte la TVA dans le calcul initial de son marché public : en effet, c’est le montant HT du marché qui est pris en compte pour déterminer les procédures de publicité et  de mise en concurrence. 

Concernant l’exécution du marché, la TVA est incluse dans le prix du règlement, puisqu’un prix ne mentionnant pas la TVA est réputé l’inclure. 

En cas de sous-traitance, depuis 2014, les sous-traitants sont dispensés de déclaration de TVA. C’est le donneur d’ordre qui déclare la taxe. Le sous-traitant effectue sa facture en indiquant la mention autoliquidation. 

En fonction du paramétrage du maître d’ouvrage, l’inclusion et l’application de la TVA peuvent être automatisées via Ediflex.

Vous souhaitez en savoir plus sur nos fonctionnalités d’automatisation des calculs ? N’hésitez pas à nous contacter pour plus de renseignements.

Chorus Pro permet sur son espace travaux la transmission des pièces concourant à l’exécution des marchés soumis aux CCAG de travaux publics.

Commençons par un petit point juridique, applicable à l’ensemble de la commande publique : la dématérialisation des factures est une étape obligatoire pour les entreprises privées facturant les entreprises publiques, quelle que soit la taille des entreprises. 

Cette obligation est inscrite dans le Code de la Commande Publique depuis 2019.

Il est important de noter que Chorus pro est un outil de transmission de factures : il ne s’agit pas d’un outil de paiement.
La plateforme de l’état est une obligation légale, qui  peut se révéler une opportunité de changement et un outil essentiel pour suivre sa facturation de façon précise. 

Nous vous proposons dans cet article un retour détaillé sur les fonctionnalités de l’espace factures travaux de Chorus Pro, quelques astuces pour une utilisation optimisée, et un point sur les  avantages que la plateforme représente pour un maître d’ouvrage. 

Toutes les informations sur Chorus Pro dans cet article !

À quoi sert Chorus Pro ?

On décompte cinq types d’acteurs habilités à utiliser la plateforme de dépôt électronique de l’état :

• Les fournisseurs
• Les sous-traitants
• Les cotraitants
• Les MOE
• Les MOA

En fonction de leurs fonctions, le niveau d’habilitation sera différent. 

Notons également que Chorus Pro est utilisé de deux façons différentes, en cours et en fin de marché. 

Utilisation de Chorus Pro en cours de marché

• • les fournisseurs déposent le projet de décompte mensuel (A4)
  • les MOE valident les A4 et établissent un état d’acompte (A15) 
  • les MOA valident l’A15 et produisent un état d’acompte validé (A19)
  • les services financiers peuvent alors le transformer en paiement

Utilisation de Chorus Pro en fin de marché

• • le fournisseur dépose un projet de décompte final (A7) indiquant qu’il s’agit de la dernière pièce de facturation
  • le MOE valide l’A7 et établit un projet de décompte général (A17) reprenant toute la facturation
  • le MOA valide l’A17 et produit un décompte général (A20)
  • l’A20 revient au fournisseur qui le signe et le passe en A8 pour paiement.

Les différents acteurs de la chaîne de facturation doivent donc intervenir sur Chorus Pro 

Utiliser Chorus Pro en mode EDI, quels avantages ?

Rappelons que Chorus fonctionne en trois modes : le portail, le service et l’EDI. 

En utilisant le mode EDI, la transmission des factures peut être réalisée en émettant ses flux via un opérateur de dématérialisation comme Ediflex. 

Ces opérateurs peuvent réaliser quatre missions pour le compte des fournisseurs :

• Processus de raccordement à Chorus
  
• Production et/ou transmission des pièces
• Garantie des aspects fiscaux (notamment l’archivage)
• Récupération et/ou exploitation des flux retours

Les maîtres d’ouvrage publics peuvent également utiliser Ediflex, pour ce type de missions.

En fonction du statut de l’utilisateur, il peut accéder au profil “Edi_recepteur_gestion_modification” ou au profil “Edi_recepteur_gestion_consultation”. 

Vous souhaitez en savoir plus sur Chorus Pro et sur la dématérialisation des factures sur Ediflex ? N’hésitez pas à nous faire signe !

Vous êtes chargé de vérifier et valider une situation de travaux ? Pour rendre votre travail encore plus rapide et efficace, nous vous proposons dans cet article un zoom sur trois points prioritaires à vérifier avant de donner votre validation.

Suivez notre guide pour valider une situation de travaux en toute sérénité !

1er point à vérifier avant de valider une situation de travaux : la TVA

Rappelons tout d’abord que selon le Conseil d’Etat, un prix n’indiquant pas spécifiquement le montant de la TVA est supposé l’inclure. Il est donc essentiel que la TVA soit clairement indiquée sous le prix de base. 

Rappelons également qu’ en vertu du mécanisme d’autoliquidation de la TVA, applicable à certaines catégories de sous-traitants, la TVA est collectée par l’entreprise. Les entreprises ne facturent pas la TVA au sous-traitant mais la versent directement à l’administration fiscale. 

En revanche, elles facturent la TVA au client final.

Les sous-traitants ne facturent pas la TVA au client final ; ils doivent indiquer la mention “autoliquidation” sur leurs devis et factures. 

Les primes et les pénalités (y compris les pénalités de retard) ne sont pas soumises à la TVA.

En vertu du Code Général des Impots, le montant de la TVA appliqué est variable en fonction des travaux réalisés 

• Il est de 20% pour les travaux de construction, de reconstruction et d’agrandissement. Il s’agit du “taux normal”. 
• Les travaux d’amélioration, de transformation, d’aménagement et d’entretien sont soumis à une TVA de 10% (taux intermédiaire). 
• Les travaux d’amélioration énergétique bénéficient d’un taux réduit de 5%
• Le taux à 0% peut concerner les entreprises étrangères qui interviennent sur des chantiers en France mais qui n’ont pas d’adresse et de siret en France.

Attention, ces taux sont spécifiques à la France métropolitaine. Les DOM TOM relèvent d’un régime différent ; il convient alors de se référer aux autorités compétentes. 

Sur Ediflex, la TVA est automatiquement calculée ; le vérificateur n’a donc pas de calcul à effectuer.

2ème point à vérifier avant de valider une situation de travaux : l’avance sur règlement

L’avance sur règlement est une obligation légale pour le donneur d’ordre ; elle permet à toutes les entreprises d’accéder aux marchés publics quelle que soit leur trésorerie. 

Le donneur d’ordre est tenu de remettre une avance à la demande du titulaire dans un délai de trente jours suivant le délai d’exécution des prestations ; les conditions de remise de l’avance sont définies par le Code de la commande publique dans les articles R. 2191-3, et R. 2391-1 

Les modalités de calcul de l’avance sont fixées par l’article R. 2191-7 du code de la commande publique, et sont relativement simples. 

• Si un marché est d’une durée de douze mois ou moins, le montant de l’avance est compris entre 5 et 30% du montant initial du marché.
• Si un marché est d’une durée supérieure à douze mois, le montant de l’avance est égal à 5 à 30% du montant initial du marché *12/nombre de mois du marché. 

Pour plus de détails, n’hésitez pas à consulter notre article sur les modalités d’avance sur règlement sur les marchés publics de travaux.  

Ediflex automatise également les calculs d’avance sur règlement et de restitution d’avance dans une situation de travaux. 

3ème point à vérifier avant de valider une situation de travaux : les évolutions de prix

Les conjonctures nationale et internationale peuvent avoir un impact fort sur les évolutions des prix ; afin de ne pas pénaliser entreprises et fournisseurs, les donneurs d’ordres ont l’obligation de modifier les prix en fonction d’un index composé de différents indices. 

Ediflex permet également d’automatiser le calcul de variation des prix en quelques clics avec la mise à jour de la base des indices depuis l’INSEE et LE MONITEUR. La fréquence des révisions peut être paramétrée à la demande du responsable des marchés (révision mensuelle, annuelle …) 

Un temps précieux gagné pour le vérificateur d’une situation de travaux !

 La variation des prix, quesaco ? Sur un chantier public, la question de la fixation du prix est un élément central pour un acheteur. Comment définir précisément des tarifs pour les entreprises, fixer le juste coût d’un chantier, et proposer aux différents acteurs du chantier des rémunérations à la fois attractives et raisonnables ?  

Cette problématique est d’autant plus complexe qu’elle concerne un projet qui dure souvent plusieurs années. 

Or, entre le début et la fin d’un chantier, l’inflation ou à d’autres paramètres externes peuvent avoir une influence conséquente sur le prix des matières premières par exemple. Au long d’un chantier, les salaires et les charges évoluent, de même que le prix des matières premières. 

Par conséquent, il est impossible, au moment de la diffusion de l’appel d’offre, d’anticiper avec précision les conséquences financières de ces évolutions en cours de chantier. 

C’est pourquoi les acheteurs publics doivent respecter ce que l’on appelle la variation des prix.

L’index de variation des prix

Les marchés peuvent être à prix définitifs ou à prix provisoires ; ils sont à prix définitifs lorsque les prestations fixées sont raisonnablement prévisibles. 

Ils sont à prix provisoires lorsque les évolutions sont difficilement prévisibles. 

Dans ce deuxième cas, la révision des prix s’applique : les prix sont fixés en fonction d’un index. Ce nombre abstrait, composé de plusieurs indices, permet le suivi de la valeur économique théorique du chantier, c’est la variation des prix. La plupart des indices sont accessibles sur le site de l’INSEE.

Composé d’indices pondérés par un coefficient fixé en fonction de l’importance du coût du facteur de production considéré dans l’ouvrage. 

Les index BT  comprennent 37 catégories, destinées à l’indexer avec précision les prix des marchés.

La révision est en général appliquée de façon mensuelle ou par acomptes.

Intégrer la variation des prix dans sa facturation de chantier

En utilisant notre outil Ediflex, les évolutions des prix sont automatiquement intégrées aux factures après un paramétrage de variation des prix. 

Le code de la commande publique indique que les conditions des révisions des prix sont fixées par les clauses du marché. L’acheteur précise la date d’établissement du prix initial, les paramètres à prendre en compte pour calculer la révision, et la périodicité de sa mise en œuvre.

Les variations des prix peuvent être basées en utilisant différentes bases de calculs : 

• soit en fonction d’une référence
• soit par application d’une formule évolutive
• soit en combinant ces deux modes de calculs

La formule paramétrique doit inclure un terme fixe qui s’élève au moins à 12,5%. Dans les faits, ce pourcentage s’élève généralement à 15%.

Il est possible d’appliquer cette formule pour calculer les coefficients de prix : 

P = Po [x + y ( a M/Mo + b S/So + c Psd/Psdo + d…)]

• P représente le prix actuel
• P0 représente le prix initial
• x représente la base fixe
• les valeurs a, b, c, d … doivent être égales à l’unité. 

Révision ou actualisation ? 

Il convient de ne pas confondre révision et actualisation des prix. 

Alors que la révision des prix, comme nous l’avons vu, se base sur une formule évolutive et intègre des variations en cours de chantier.

L’actualisation des prix est appliquée dans la plupart des cas lorsqu’un délai anormalement long (plus de trois mois) est constaté entre l’estimation des prix et le début du marché, afin de prendre en compte les évolutions des prix durant ce délai.

L’actualisation est appliquée une seule fois. Les indices pris en compte correspondent à une date précédant de 3 mois le début d’exécution des prestations. La CCAG 2021 précise clairement que la fixation des prix correspond à la date de remise de l’offre par le titulaire. Il n’y a pas d’introduction de partie fixe. 

Attention : l’actualisation et la révision des prix ne sont pas cumulables sur un marché public. 

Besoin d’en savoir plus sur la variation des prix ? N’hésitez pas à nous contacter !

Définition de l’avance sur règlement dans les marchés publics de travaux

À la différence de l’acompte, l’avance constitue une dérogation à la règle du “service fait”. Il s’agit d’un dispositif obligatoire et légalement encadré, qui permet à toutes les entreprises d’accéder de façon égale aux marchés de travaux.

Grâce à ce système de préfinancement, même les entreprises ne disposant pas d’une trésorerie adéquate peuvent déposer leur candidature auprès d’un acheteur pour répondre à un appel d’offre.

Tous les marchés sont concernés par l’avance sur règlement, qu’il s’agisse de marchés passés par l’Etat, par ses établissements publics ou encore par les collectivités territoriales.

Il appartient à l’acheteur de prendre en compte cette avance dès l’élaboration des pièces contractuelles.

Les conditions de versement de l’avance sur règlement sont assez larges :

• Pour les marchés à bons de commande
  – Les accords-cadres comportant un montant minimum supérieur à 50 000 euros HT ouvrent droit à une avance versée, en une seule fois, en pourcentage de ce montant minimum.
  – Les autres accords-cadres ouvrent droit au versement d’une avance pour chaque bon de commande dont le montant est supérieur à 50 000 euros HT et d’une durée d’exécution dépassant les deux mois.
• Pour les marchés reconductibles
  – Si la période initiale est supérieure à deux mois et que le montant des travaux de cette période est de 50 000€ minimum, l’avance est versée de droit.
  – Pour chaque tranche, la règle est la même : la durée doit être supérieure à deux mois et le montant doit être supérieur à 50 000€.

L’avance doit être versée dans un délai de trente jours à compter du début des travaux.

Calculer une avance sur règlement

Les modalités de calcul varient selon la durée des travaux et :

• Pour les marchés “ordinaires”
  – Si les travaux durent entre 2 et 12 mois, le montant de l’avance est fixé à une valeur comprise entre 5 et 30% du montant du marché.
  – Si les travaux durent plus de 12 mois, le montant de l’avance correspond à une valeur comprise entre 5% et 30% du montant du marché*12/le nombre de mois.
• Pour les accords cadres à bons de commande
  – Si le montant minimum HT est supérieur à 50 000€ et que la durée est de 12 mois ou moins : le montant de l’avance est compris entre 5 et 30% du montant minimum de l’accord cadre.
  – Si le montant minimum est supérieur à 50 000€ et que la durée des travaux est supérieure à 12 mois, le montant de l’avance est compris entre 5 et 30% du montant minimum de l’accord*12/le nombre de mois.
  – Si le montant minimum n’est pas fixé et que la durée des travaux est de 12 mois ou moins, le montant de l’avance est compris entre 5 et 30% du montant du bon de commande.
  – Si le montant minimum n’est pas fixé et que la durée du chantier est supérieure à 12 mois, le montant de l’avance est compris entre 5 et 30% du montant du bon de commande*12/le nombre de mois.
• Si le marché lie l’Etat et une PME
  – Le montant de l’avance est obligatoirement de 20% du montant du marché minimum.

Calculer le remboursement de l’avance sur règlement

Les modalités de remboursement de l’avance sur règlement sont définies par le marché public. Si elles n’ont pas été définies, le remboursement de l’avance doit commencer lorsque le montant des prestations déjà effectuées atteint ou dépasse 65% du montant total du marché public. Notons que le client peut déroger à cette règle de base en déclenchant le début de remboursement bien avant (60%, 50% voir même 0%)

L’avance doit avoir été intégralement remboursée à l’acheteur lorsque le montant des prestations atteint 80% du montant total.

Automatiser le calcul de l’avance

Notre outil Ediflex permet de simplifier les calculs de situations de travaux.
Vou pouvez automatiser les calculs de remboursement de l’avance, mais également les retenue de garantie, les variations de prix provisoires et définitives, les évolutions de TVA …

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