Dans le secteur du BTP, la situation de travaux est un élément central et doit répondre à des normes strictement définies.
Il appartient aux titulaires de les communiquer dans les délais impartis au maître d’ouvrage, afin que les travaux soient réglés rapidement.
La situation de travaux doit faire apparaître certaines mentions particulières que nous vous proposons de détailler dans cet article.
Editer une situation de travaux
Définition d’une situation de travaux
La situation de travaux sur un chantier public est une “facture intermédiaire” : elle répond à “la règle du service fait”, c’est-à-dire qu’elle est basée sur les tâches effectuées à un moment T par les titulaires.
A la différence de la facture d’acompte qui est versée en amont du chantier, la situation de travaux est versée en cours de chantier, et correspond à des étapes précises.
La fréquence de la facturation d’un chantier est contractuellement définie en début de marché : elle peut être établie au bout d’un pourcentage de finition des travaux, ou de façon mensuelle, trimestrielle …
En pratique, la situation de travaux est le plus souvent établie de façon mensuelle.
Remplir une situation de travaux
En en-tête, la situation de travaux doit comporter
- le nom, la raison sociale et l’adresse postale de l’émetteur
- le nom, la raison sociale et l’adresse du client
- un numéro unique par situation
- le n° SIRET ou RCS de l’émetteur
- idéalement, le numéro de TVA de l’émetteur
Il convient d’indiquer sur chaque facture le marché sur lequel les travaux sont effectués. Le prestataire doit indiquer sur chaque facture :
- la désignation apparaissant sur le devis
- le montant total du devis hors taxe
- le taux de TVA
- le montant total TTC du marché
Le pourcentage d’avancement des travaux doit être indiqué précisément sur chacune des situations, ainsi que les sommes déjà versées et le montant de l’acompte.
Bien évidemment, la situation de travaux doit indiquer le montant total à payer, les modalités de paiement, ainsi que les pénalités financières à verser en cas de retard de règlement.
La facture de clôture de travaux doit comporter un récapitulatif de la facturation du chantier, et comprendre une liste de toutes les situations qui ont été éditées sur le chantier, et qui ont été transmises au client.
Valider une situation de travaux
Sur un chantier, la situation de travaux suit un circuit complexe avant d’être validé et payé.
- Dans un premier temps, les sous-traitants éditent des facturations à destination du fournisseur
- Le fournisseur adresse la facture globale des sous-traitants au maître d’œuvre, qui vérifie et valide les documents. Il joint les mandats de paiement à cette facture.
- Le maître d’œuvre valide la facture et émet un état d’acompte.
- Le maître d’ouvrage émet un avis d’intention de payer qui est déposé sur Chorus Pro.
Des étapes qui doivent être respectées scrupuleusement, et qui impliquent un grand nombre d’acteurs : ces nombreuses interactions peuvent ralentir sensiblement le règlement des factures et générer des conflits entre les différents acteurs du chantier.
Simplifier les situations de travaux
En utilisant Ediflex, les maîtres d’ouvrage gagnent un temps précieux et évitent des imprécisions.
Ediflex permet en effet de
- automatiser la validation des situations de travaux et la transmission des factures validées, à toutes les étapes de la facturation
- automatiser les principaux calculs : retenue de garantie, remboursement de l’avance, variation des prix, changement de taux de TVA etc.
- automatiser le dépot de facturation sur Chorus Pro.
En rassemblant sur une plateforme unique les différents acteurs, nous simplifions la gestion financière, nous fluidifions les relations entre les interlocuteurs, et nous réduisons en moyenne de 50% les délais de paiement.
