Tout comprendre sur les ordres de services

Les ordres de service – OS sont adressés aux entreprises titulaires par le maître d’ouvrage ou le maître d’œuvre pour leur notifier une décision. 

Ils ont une valeur exécutive : les titulaires sont tenus de réaliser les ordres indiqués. 

Comment rédiger un OS ? Comment le faire parvenir aux entreprises ? Les entreprises ont-elles le droit de refuser un ordre de services, et sous quelles conditions ? Découvrez tout ce que vous devez savoir sur les OS dans cet article.

A quoi sert un OS ?

Rappelons que la gestion de l’OS complète et finalise les modifications de travaux.  Le décisionnaire doit en effet respecter un circuit précis pour adresser ses décisions aux titulaires et les faire exécuter.

C’est l’objet de l’OS (ordre de service) : à réception de ce document, les entreprises sont tenues de respecter la demande effectuée.  Pour une entreprise, le refus d’exécuter l’OS est une faute qui pourrait justifier la résiliation du marché. 

En d’autres termes, la saisie de l’OS est la dernière étape à respecter lors d’une demande de modification. Elle est souvent exécutée par le maître d’œuvre ; c’est le maître d’ouvrage qui a en charge la validation. Les ordres de services sont définis dans l’arrêté du 30 mars 2021

Ils sont utilisés pour

• Notifier le début des travaux
• Indiquer des modifications dans les délais d’exécution
• Préciser les modalités d’exécution des travaux

Quel formalisme pour rédiger un OS ?

Les OS doivent être transmis par écrit ; la date doit être indiquée et ils doivent être numérotés. 

La signature d’un ordre de service n’est plus une obligation, ce qui simplifie l’usage des outils de dématérialisation comme Ediflex. Rappelons que notre outil permet également une signature électronique des OS.

Le formalisme des OS favorise et sécurise la dématérialisation des relations entre MOA, MOE et entreprises : les modalités de notifications, de vérification et de validation doivent être précisées dans les CCAG.

Si les entreprises sont regroupées, les ordres de service sont adressés au mandataire, en vertu de l’article 3.1 du CCAG MOE. 

A réception de l’OS, le récepteur est réputé avoir reçu cette notification à la date de la première consultation du document qui leur a été adressé. La preuve de la réception est l’accusé de réception délivré par l’application informatique.

Une entreprise peut-elle refuser un OS ?

Dans les marchés publics, l’ordre de service a une valeur exécutive, l’entreprise est tenue de le respecter. 

Pour autant, les exécutants peuvent s’y opposer dans différentes situations 

• Si l’OS présente un risque avéré, et met en danger la santé ou la sécurité des exécutants. De même, si l’OS est en opposition avec des dispositions législatives ou réglementaires auxquelles le maître d’œuvre est soumis, il est en droit de refuser l’OS.
  Si le maître d’œuvre fait jouer cet argument pour refuser un OS, il doit en faire part au maître d’ouvrage de façon argumentée et le notifier par écrit précisément.
  Si le maître d’ouvrage ne répond pas à ces remarques sous un délai de quinze jour, le titulaire n’est pas tenu d’exécuter l’OS.
  
  
• Si le montant cumulé des prestations demandées par l’OS dépasse d’au moins 10% le montant hors-taxe du marché, et que la décision n’a pas fait l’objet d’un avenant.
  
  
• Si les ordres de service ont une influence financière sur le marché et qu’aucune revalorisation financière n’a été indiquée. Le refus doit être notifié par écrit dans les quinze jours suivant la réception de l’OS, et comporter les justifications nécessaires.

Le circuit de validation d’un OS

Le module “fiches modificatives / Ordres de services” d’Ediflex permet d’automatiser l’évolution d’une FM et d’un OS en rassemblant les acteurs sur une plateforme unique. 

Intuitif et simple d’utilisation, ce module simplifie sensiblement le processus de saisie, de vérification et de validation des documents. 

Pour qu’une fiche modificative – FM devienne un OS et que l’entreprise exécute les modifications, la FM doit suivre un circuit précis. 

• La FMS (fiche modificative sommaire) est rédigée par le Responsable FMS, puis vérifiée et validée par les utilisateurs désignés comme “Vérificateurs” et “Valideurs” dans le circuit.
• Les FME (fiches modificatives entreprise) sont alors créées automatiquement. Il revient au “Responsable FME” de les transmettre aux entreprises qui peuvent alors éditer un devis. Après vérification du maître d’oeuvre et validation du maître d’ouvrage, la FME est convertie en OS (Ordre de Service).
• Le Responsable OS édite l’OS et le transmet au(x) Vérificateur(s) MOE. Ce dernier fera suivre l’OS aux vérificateurs MOA. Les Vérificateurs MOA disposent d’un montant de délégation leur permettant de viser l’OS si le montant de ce dernier est égale ou inférieur au montant de la délégation qui leur est accordée. Une fois l’OS visé, le Mandataire MOE peut le notifier. L’OS est alors envoyé à l’entreprise pour signature et pour déposer des réserves si besoin.
• L’OS peut être converti en FTP (fiche de travaux et prestations) dès lors qu’il est notifié par le Mandataire MOE. Lorsque l’OS est converti en FTP, les informations saisies dans le devis sont automatiquement récupérées et intégrées au DQE.
• Cas particulier : le module offre la possibilité de créer un OS sans incidence financière ou un OS avec incidence financière non lié à une FME. Pour ces deux cas, si l’OS doit donner lieu à la création d’une nouvelle FTP, celle-ci devra être créée manuellement.

Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à nous contacter au 01.44.41.27.88.