Tous les acteurs des chantiers travaillent ensemble sur la même plateforme
Les entreprises titulaires de travaux, les prestataires intellectuels, les Maîtres d’oeuvre, les Assistants à Maîtrise d’Ouvrage et les Maîtres d’Ouvrages partagent les mêmes informations financières et documents administratifs liés à l’exécution d’un marché de travaux.
EDIFLEX : LA SOLUTION DE FACTURATION DES MARCHES DE TRAVAUX
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Gestion des marchés
- Tous les types de marchés : Forfaitaire, à prix unitaire, à bons de commande, accord-cadre, subséquent, conjoint, conception-réalisation,...
- Saisie, modification et mise à jour des conditions financières du marché initial.
- Saisie, modification et contrôle des informations relatives aux DC4 modificatif.
- Saisie de la date de notification de la décision de réception et de la date de réception des ouvrages avec gestion des délais du DGD associés.
- Enregistrement du montant limite des engagements (marché + avenants y compris les OS).
- Conversion des Ordres de services en avenants ou décision de poursuivre.
- Possibilité de compléter le bordereau de prix unitaires en cours de marché.
- Gestion des GPD et des retenues de garantie pour chaque engagement.
- Avance payée en début ou à tout moment du marché avec ou sans TVA.
- Formule de révision des prix par marché et par engagement possible.
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Exécution du marché
- Saisie des avancements de travaux par les entreprises.
- Identification des lignes avancées depuis la dernière demande de paiement.
- Identification des lignes modifiées dans le circuit de validation.
- Saisie possible des primes et retenues assujetties ou non à la TVA.
- Création automatique par la plate-forme de l’état d’acompte complet à partir des avancements de travaux et des informations du marché.
- Possibilité d’insérer un commentaire dans une demande de paiement.
- Pour les vérificateurs, possibilité d’afficher les lignes d’avancement corrigées par rapport à la demande de l’entreprise.
- Enregistrement des dates de présentation, vérification et validation des intervenants successifs et gestion des retards.
- Possibilité de déposer une ou plusieurs pièces jointes à une situation.
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Principaux calculs
- Calcul automatique de la retenue de garantie et restitution suivant les cautions ou Garanties à Première Demande (GPD) saisie durant la durée du marché.
- Gestion automatique du remboursement de l’avance du titulaire, des co-traitants, des sous-traitants avec ou sans révision et inscription dans la « délégation de paiement » au sous-traitant.
- Calcul automatique des variations de prix provisoires puis définitives, du titulaire, des co-traitants, des sous-traitants.
- Gestion automatique d’un changement de taux de TVA en cours d’opération.
- Gestion automatique d’un changement d’indice de révision en cours d’éxecution.
- Gestion de la périodicité des révisions : mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle.
- Possibilité de rejet d’une situation par le MOE ou le MOA.
- Calcul automatique de la date d’échéance à partir de la date de présentation par l’entreprise titulaire ou date de validation.
Qui Fait Quoi? Chronologie des actions
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Les conditions financières des marchés
sont initialisées par le Responsable qui représente le Maître d’ouvrage. Ces conditions concernent les marchés initiaux ainsi que les travaux modificatifs éventuels (OS, avenants,…) et les sous-traitants agréés en cours d’opération.
La décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF) ou le bordereau des prix unitaires
est généralement saisie par l’entreprise, visée pour accord par la maîtrise d’œuvre et validée par le Maître d’ouvrage.
Les situations de travaux
Chacun peut agir sur les informations qui le concernent, à partir de son écran et suivant ses habilitations :
- Les entreprises titulaires d’un marché auprès du Maître d’ouvrage présentent leur situation de travaux par saisie des avancements et des montants à payer à leurs sous-traitants ; elles disposent aussitôt des montants financiers qui en résultent,
- La maîtrise d’œuvre consulte sur écran les situations émises puis effectue ses vérifications,
- Le Maître d’ouvrage valide les documents (c’est l’attestation du service fait) et procède au téléchargement des pièces justificatives.
Principes des Echanges
Le service EDIFLEX permet du point de vue de l’entreprise :
- De présenter chaque mois la situation de travaux, puis d’éditer si nécessaire les attestations de paiement direct des sous-traitants pour transmission au client,
- Saisir les avancements à l’écran ou via import/export sur tableur.
- De suivre ensuite sur écran le circuit de la situation en cours de vérification et de connaître le montant accepté en paiement.
- Des alertes mails automatiques sont prévus pour prévenir de l’état « en cours de saisie », du rejet de la situation ou de l’acceptation de la situation avec ou sans correction des vérificateurs.
- Possibilité d’ajouter une ou plusieurs pièces jointes.
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Du point de vue du “Vérificateur”, Maître d’oeuvre ou Maître d’Ouvrage :
- Identifier, contrôler et corriger les lignes avancées depuis la dernière demande de paiement.
- Filtrage des lignes par engagement ou bon de commande.
- Identification sur la situation des montants déjà facturés par type d’engagement ou sur les bons de commande.
- Saisie possible des primes, retenues et pénalités assujetties ou non à la TVA.
- Rejeter ou valider les situations qui lui sont présentées,
- Suivre les situations jusqu’à leur validation par le “Client”, représentant le Maître d’Ouvrage.
- Possibilité d’ajouter une ou plusieurs pièces jointes.
Chorus Pro
Ediflex est notre logiciel permettant de vous faciliter la vie pour gérer l’exécution des marchés de travaux. Depuis la présentation d’une situation de travaux jusqu’au paiement, l’ensemble de la chaîne est dématérialisé, sécurisé et vérifié de façon à limiter les risques comme les erreurs ou les dépassements de délai.
Ediflex permet de déposer directement sur Chorus Pro les situations de travaux au format PDF en ajoutant les certificats et attestations pour paiement et les différentes autres pièces jointes au besoin.
Ediflex vous permet surtout de gagner du temps sur les tâches administratives de gestion d’un marché de travaux :
- Il permet de sécuriser les montants grâce à ses fonctions de vérification une fois que le BPU est saisi,
- Il est transparent et permet de suivre l’intégralité des validations, tout en permettant la transmission des différentes pièces jointes,
- Il indique les différents délais à tenir pour sécuriser l’ensemble de la procédure.
Ediflex gère l’ensemble des étapes de validation des situations de travaux : nous y avons désormais ajouté la possibilité de déposer directement et au bon format les versions titulaire et client des situations de travaux vers Chorus Pro.
Faites d’une obligation légale une opportunité de changement
L’ordonnance du 26 juin 2014 a organisé la dématérialisation des factures pour tous les fournisseurs de l’Etat, des collectivités locales, des établissements publics ainsi que des hôpitaux. Depuis 2017 et jusque 2020, en fonction de leur nombre de salariés les entreprises devront passer à la facture dématérialisée.
Spécialistes de la dématérialisation des situations de travaux, chez EDIFLEX nous sommes prêts à vous accompagner sur Chorus Pro. Nous vous proposons de faire de cette obligation une opportunité de faciliter votre travail !
Dans le cas des marchés de travaux, les projets de décompte mensuel, les états d’acompte ainsi que les différentes demandes de paiement jusqu’au décompte général sont concernés. Chorus Pro centralise les différentes pièces financières et permet également la conservation des données durant la durée légale...
Chorus fonctionne selon les principes suivants :
¤ les pièces déposées peuvent être déposées individuellement ou faire référence à une pièce précédemment déposée en associant les deux,
¤ chaque facture Chorus Pro est mono-bénéficiaire,
¤ la saisie de situations de travaux n’est pas possible,
¤ les validations de situations de travaux ne sont pas possibles directement dans le logiciel.
Dans le cas de la sous-traitance, si le sous-traitant est admis au paiement direct, il effectue ses dépôts sur Chorus Pro. Autrement, les factures du titulaire comportent les lignes de facturation de ses sous-traitants.
Dans le cadre de la cotraitance, chaque contractant devra effectuer ses dépôts et ce peu importe le type de groupement.
Nous pourrons détailler avec vous d’autres principes de fonctionnement de Chorus, en notre qualité de spécialistes de la dématérialisation.. Lire la suite
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