Définition de l’avance sur règlement dans les marchés publics de travaux

À la différence de l’acompte, l’avance constitue une dérogation à la règle du “service fait”. Il s’agit d’un dispositif obligatoire et légalement encadré, qui permet à toutes les entreprises d’accéder de façon égale aux marchés de travaux.

Grâce à ce système de préfinancement, même les entreprises ne disposant pas d’une trésorerie adéquate peuvent déposer leur candidature auprès d’un acheteur pour répondre à un appel d’offre.

Tous les marchés sont concernés par l’avance sur règlement, qu’il s’agisse de marchés passés par l’Etat, par ses établissements publics ou encore par les collectivités territoriales.

Il appartient à l’acheteur de prendre en compte cette avance dès l’élaboration des pièces contractuelles.

Les conditions de versement de l’avance sur règlement sont assez larges :

• Pour les marchés à bons de commande
  – Les accords-cadres comportant un montant minimum supérieur à 50 000 euros HT ouvrent droit à une avance versée, en une seule fois, en pourcentage de ce montant minimum.
  – Les autres accords-cadres ouvrent droit au versement d’une avance pour chaque bon de commande dont le montant est supérieur à 50 000 euros HT et d’une durée d’exécution dépassant les deux mois.
• Pour les marchés reconductibles
  – Si la période initiale est supérieure à deux mois et que le montant des travaux de cette période est de 50 000€ minimum, l’avance est versée de droit.
  – Pour chaque tranche, la règle est la même : la durée doit être supérieure à deux mois et le montant doit être supérieur à 50 000€.

L’avance doit être versée dans un délai de trente jours à compter du début des travaux.

Calculer une avance sur règlement

Les modalités de calcul varient selon la durée des travaux et :

• Pour les marchés “ordinaires”
  – Si les travaux durent entre 2 et 12 mois, le montant de l’avance est fixé à une valeur comprise entre 5 et 30% du montant du marché.
  – Si les travaux durent plus de 12 mois, le montant de l’avance correspond à une valeur comprise entre 5% et 30% du montant du marché*12/le nombre de mois.
• Pour les accords cadres à bons de commande
  – Si le montant minimum HT est supérieur à 50 000€ et que la durée est de 12 mois ou moins : le montant de l’avance est compris entre 5 et 30% du montant minimum de l’accord cadre.
  – Si le montant minimum est supérieur à 50 000€ et que la durée des travaux est supérieure à 12 mois, le montant de l’avance est compris entre 5 et 30% du montant minimum de l’accord*12/le nombre de mois.
  – Si le montant minimum n’est pas fixé et que la durée des travaux est de 12 mois ou moins, le montant de l’avance est compris entre 5 et 30% du montant du bon de commande.
  – Si le montant minimum n’est pas fixé et que la durée du chantier est supérieure à 12 mois, le montant de l’avance est compris entre 5 et 30% du montant du bon de commande*12/le nombre de mois.
• Si le marché lie l’Etat et une PME
  – Le montant de l’avance est obligatoirement de 20% du montant du marché minimum.

Calculer le remboursement de l’avance sur règlement

Les modalités de remboursement de l’avance sur règlement sont définies par le marché public. Si elles n’ont pas été définies, le remboursement de l’avance doit commencer lorsque le montant des prestations déjà effectuées atteint ou dépasse 65% du montant total du marché public. Notons que le client peut déroger à cette règle de base en déclenchant le début de remboursement bien avant (60%, 50% voir même 0%)

L’avance doit avoir été intégralement remboursée à l’acheteur lorsque le montant des prestations atteint 80% du montant total.

Automatiser le calcul de l’avance

Notre outil Ediflex permet de simplifier les calculs de situations de travaux.
Vou pouvez automatiser les calculs de remboursement de l’avance, mais également les retenue de garantie, les variations de prix provisoires et définitives, les évolutions de TVA …

Vous souhaitez obtenir des informations complémentaires ? Contactez-nous !

En tant que maître d’ouvrage, optimiser son suivi de chantier est nécessaire afin de réduire les délais et les coûts. Mais comment procéder ? Un chantier public est un ouvrage d’envergure, qui représente un budget conséquent en qui se déroule sur une durée significative. Pour un maître d’ouvrage, il est donc essentiel de s’assurer de l’efficacité des acteurs en place. 

Pour rentabiliser son chantier et pour s’assurer d’une livraison dans les temps, le maître d’ouvrage doit mettre en place des actions pertinentes et jouer le jeu de l’optimisation.

Automatisation des calculs, délégation … voici nos conseils pour un suivi de chantier réussi. 

Automatiser les calculs de suivi de chantier

Calculer le montant des situations de travaux au long du chantier relève de procédures rigoureuses et nécessite la maîtrise de formules complexes. 

• L’avance sur règlement : Le maître d’ouvrage a l’obligation légale de verser en amont du chantier une partie de la somme due au titulaire. Cette avance est par la suite restituée par les titulaires sous forme de réduction de leurs factures. Les modalités de restitution sont fixées par les clauses de marché. Pour accélérer les calculs et éviter les erreurs, il est indispensable pour un maître d’ouvrage de s’appuyer sur un outil d’automatisation de calcul d’avance comme Ediflex.
• Délégation de paiement au sous-traitant : Il est possible pour le maître d’ouvrage de mettre en place une convention tripartite entre le maître d’ouvrage, le titulaire et le sous-traitant  : le sous-traitant peut être payé directement par le maître d’ouvrage. En vertu de l’article L2193-11 de Code de la Commande Publique, le sous-traitant est payé directement par l’acheteur sur la part de marché dont il assure l’exécution.  Cette délégation de paiement est régie par une législation exigeante qui détermine précisément les modalités de versement de l’avance aux sous-traitants par le maître d’ouvrage en amont du chantier. En utilisant Ediflex, le maître d’ouvrage peut automatiser ce type de suivi et limiter les risques d’erreur.
• Prise en compte de la révision des prix en cours de chantier : les marchés de travaux sont dits à prix ajustables, c’est à dire qu’ils sont impactés par des indices de références déterminés par l’INSEE qui modifient les prix tous les mois. L’utilisation d’un outil d’automatisation de calculs permet de prendre en compte les révisions des prix dans les calculs des situations de travaux. En cas de changement d’indice de révision, notre outil intègre automatiquement cette modification dans les calculs. 

Déléguer les tâches chronophages

Pour garantir un suivi de chantier optimisé, réduire ses charges et s’assurer une livraison rapide, la meilleure option est de déléguer toutes les tâches chronophages. 

Le maître d’ouvrage aura ainsi tout à gagner en faisant appel à un maître d’ouvrage délégué que l’on appelle mandataire du maître d’ouvrage ; la fonction de ce dernier est simple : il représente l’acheteur jusqu’à la fin de la mission, et met à son service son expertise technique. Il est ainsi possible de confier à un tiers le choix d’un maître d’œuvre, le choix des appels d’offres, la gestion financière du chantier … A noter que le maître d’ouvrage délégué est légalement responsable en cas de faute d’exécution ou de retard de paiement par exemple, si l’acheteur peut prouver que l’erreur est de son fait.

Ce choix de délégation est une véritable plus-value pour le maître d’ouvrage. Elle lui permet de gagner un temps certain et de s’assurer d’un chantier supervisé par un expert, expérimenté à la fois sur le plan technique et sur le plan financier. 

Assurer le suivi de chantier avec des outils stratégiques

Sur un chantier d’envergure, il est crucial d’avoir une visibilité globale sur son projet, et de bénéficier d’outils adaptés permettant une gestion prévisionnelle optimale et un suivi de chantier sur le plan administratif et financier. En ce sens, des outils de pilotage permettant d’accéder à une vision multi-projets des projets sont essentiels.

Une plateforme comme PREVIZ permet d’envisager et d’assurer un suivi un chantier sereinement. 

Assurer un suivi de chantier régulier

Pour un chantier rentabilisé, il convient d’assurer un suivi de chantier régulier, en mettant en place des réunions de chantier régulières.

Il est recommandé d’organiser une réunion de chantier une fois par semaine. 

Idéalement, les participants doivent être : 

• le maître d’ouvrage
• le maître d’oeuvre
• le bureau d’études
• les entreprises de travaux
• le coordinateur hygiène et sécurité au travail

L’objectif d’une réunion de chantier sur un chantier de travaux publics est de faire un point sur l’avancée des travaux, de synthétiser les points bloquants et d’échanger entre les différents acteurs du chantier pour trouver des solutions aux problèmes soulevés (par exemple un écart entre le calendrier de travaux et les ouvrages réalisés).

Les points sont souvent abordés sous forme de check-list. 

Il convient à l’issue de la réunion de rédiger un procès-verbal de réunion qui fera foi en cas de contentieux éventuel.

Vous souhaitez en savoir plus sur le suivi de chantier, optimiser votre budget sur votre chantier, vous assurer d’une livraison efficace et rapide ? N’hésitez pas à nous contacter !

Sur un chantier public, le circuit de validation entre le devis (DQE) présenté par les prestataires et la facturation est parfois long et complexe : les situations de travaux doivent être vérifiées et validées par un certain nombre d’acteurs. 

Découvrez le circuit de validation d’un devis et le circuit de validation d’une situation de travaux sur un marché public et les facilités proposées par Ediflex pour automatiser votre facturation, simplifier vos calculs et fluidifier les échanges entre les différents acteurs.

Le DQE, premier élément du circuit de validation

 Le DQE (détail quantitatif estimatif) est utilisé dans les marchés et intégré aux offres. Il peut être rédigé par le maître d’œuvre ou le maître d’ouvrage.  À noter que le prix ou le coût peuvent être des critères uniques de notation pour sélectionner les candidats. Le DQE est à ce titre un élément essentiel.

Le DQE est associé à : 

• un BPU (bordereau de prix unitaire) 
• une DPGF (décomposition du prix global et forfaitaire) 

Le BPU indique les prix unitaires pour chaque élément de l’ouvrage ou pour chaque produit. Il est généralement saisi par l’entreprise, visé pour accord par la maîtrise d’œuvre et validé par le Maître d’ouvrage.

Les utilisateurs d’Ediflex ont la possibilité de simplifier leur utilisation du BPU :

•   Les entreprises et les fournisseurs peuvent mettre en ligne le BPU et réaliser des imports et des exports dans des fichiers type Excel
•   Les maîtres d’ouvrage peuvent donner leur visa pour accord et valider le BPU

 Après validation du BPU, le maître d’ouvrage peut réaliser une demande de chiffrage aux titulaires.  Cette demande peut être émise sur Ediflex. Les entreprises peuvent apporter leur réponse en utilisant notre outil. 

Enfin, il est possible pour un maître d’ouvrage d’apposer son visa et de donner sa validation directement sur Ediflex.

La DGPF, généralement rédigée par la maîtrise d’œuvre, précise les prix appliqués par poste ou par mission. Il comporte au minimum :

• les travaux
• les fournitures
• les prestations à réaliser

 À noter que le BPU et le DGPF peuvent être associés dans la même consultation qui comprend alors une partie forfaitaire et une partie à prix unitaires. 

Avant le début des travaux, quels critères intégrer ?

•  La retenue de garantie : pour les marchés publics de travaux la retenue de garantie est dans la mde 5% du montant initial du marché proposé .  Elle est prélevée par fractions. Elle est remboursée au plus tard trente jours après le délai d’expiration de la garantie. Il est possible en utilisant Ediflex d’appliquer la retenue de garantie de façon en quelques clics. 

•  L’avance sur règlement : Le montant de l’avance sur règlement est calculé selon des modalités déterminées par le Code de la Commande Publique ; en revanche les conditions de versement de l’avance ainsi que son taux sont déterminées par les clauses du marché. Il est possible d’intégrer sur Ediflex les conditions de remboursement de l’avance, de façon à automatiser et accélérer son calcul. 

Durant le chantier, vérifier et valider une situation de travaux

Le circuit de validation d’une situation de travaux est le suivant :

•     Les différentes entreprises présentent leurs avancements et le montant à payer à l’entreprise titulaire, qui centralise les informations et les présente au maître d’ouvrage. 
•     Le maître d’œuvre procède à la vérification des documents. 
•     La situation de travaux est transmise au maître d’ouvrage qui émet une attestation de service fait. 
•     Il peut ensuite télécharger les pièces justificatives pour déposer par la suite les factures sur Chorus Pro.

Dépôt d’une situation de travaux validée sur Chorus Pro

Depuis 2020, les entreprises ont l’obligation d’adresser leur facture par voie dématérialisée. Le portail Chorus Pro leur permet de répondre à cette obligation. Les entreprises ont l’obligation légale de déposer leur facture sur cette plateforme.

Avec Ediflex, les entreprises peuvent déposer en quelques clics les factures ainsi que les justificatifs sur Chorus Pro.

Et voilà ! Vous savez tout du circuit de validation des DQE et du circuit de validation des situations de travaux !

Dans le cadre d’un chantier public, si les travaux représentent un montant égal ou supérieur à 230 000€ hors taxes, il est obligatoire pour un maître d’ouvrage public de mettre en concurrence différentes entreprises par le biais d’un appel d’offres. Pour sélectionner l’entreprise la plus adaptée, un certain nombre de pièces sont alors demandées aux différents concurrents. Une fois l’entreprise sélectionnée, d’autres pièces contractuelles régissent les relations entre l’acheteur public et l’entreprise attributaire du marché.

Quelles sont les pièces usuellement demandées dans le cadre du lancement d’un appel d’offres ? Quels pièces contractuelles définissent les conditions de partenariat une fois l’entreprise attributaire sélectionnée ? 

Zoom sur les différentes pièces contractuelles dans un marché public.

Pièces contractuelles pour un appel d’offre de marché public

Des documents constituent le dossier de consultation des entreprises : 

• L’acte d’engagement : cette pièce contractuelle comprend l’accord du soumissionnaire envers les clauses du marché public. Il est joint au dossier de consultation sous forme de questionnaire ATTRI1 : il est pré-rempli par l’acheteur, et adressé et non signé  au fournisseur ou au mandataire du chantier groupé. Il est signé par le mandataire qui a reçu le pouvoir du groupement de fournisseurs. Celui-ci doit alors intégrer les pouvoirs des autres membres en annexe.
• Le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP) :
  Cette pièce contractuelle matérialise l’ensemble des clauses administratives et juridiques qui lient les contractants. Il est composé des différentes pièces administratives (juridique, financière, technique …) Il doit intégrer en détails toutes les spécificités du marché de travaux.
• Le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP)
  Cette pièce contractuelle définit toutes les spécifications techniques du marché concerné. Elles doivent être énoncées de façon exhaustive, et rédigées de façon à ne pas favoriser un candidat.
• Le Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG)
  Le CCAG de travaux définit les conditions d’exécution administrative de ces marchés. Son application n’est pas obligatoire. Le CCAG définit notamment
  – les obligations générales des parties,
  – les pièces contractuelles,
  – les rémunérations des prestataires et des sous-traitants,
  – les modalités de règlement des comptes
  – les modalités de fixation des prix
  – la fixation et la prolongation des délais
  – les pénalités, les primes et les retenues
  
  Le manque de respect de ces clauses contractuelles peut engendrer des pénalités conséquentes, voire une rupture de contrat avec son prestataire. En automatisant les calculs sur les chantiers, Ediflex intègre si nécessaire les clauses du CCAG et limite les risques d’erreur. En cas de contradiction entre le CCAG et le CCAP, c’est le CCAP qui prévaut, sous réserve que cette dérogation soit clairement exprimée dans le CCAP.
• Le Cahier des Clauses Techniques et Générales  (CCTG) : Les CCTG regroupent toutes les clauses techniques relatives au marché de travaux. Si le responsable du marché fait le choix de déroger à certaines clauses du CCTG, il doit l’indiquer dans le CCTP.

Rédiger un CCAP efficace pour son marché public de travaux

Le CCAP doit prendre en compte toute la dimension administrative du marché. Il comprend différents points indispensables : 

• la définition et l’objet de ce marché de travaux spécifique;
• la liste des pièces contractuelles et leur ordre de priorité 
• la répartition des marchés en allotissements  
• les conditions pour émettre les bons de commande
• les clauses d’insertion sociale et de respect de l’environnement 
• les conditions de retenue de garantie 
• le montant des cautions  
• les tarifs appliqués, les modalités et délais de règlement  
• les délais d’exécution et le montant des pénalités de retard  
• le régime des avances obligatoires ou facultatives 
• la gestion des factures  
• les garanties 
• les modalités de rupture de contrat
• les modalités de livraison  
• si nécessaire, la reprise de personnel pour les mission des fin de chantier
• si nécessaire, les dérogations au CCAG  
• les modalités de vérification ou de réception. 

Rappelons qu’Ediflex vous permet de respecter les clauses énoncées dans le CCAP, en simplifiant au maximum votre gestion de chantier. Ainsi, les retenues de garantie, les cautions, le montant des avances, les garanties de paiement sont gérées automatiquement grâce à notre solution. 

Rédiger un CCTP pour un marché de travaux

Pour rédiger un CCTP pour un marché public de travaux, il peut se révéler utile de s’appuyer sur une DPGF (décomposition du prix global et forfaitaire), afin de chiffrer avec précision tous les postes, et de créer une trame optimisée. 

Il convient, en amont de la rédaction, d’analyser avec précision les besoins du chantier, et d’être en possession de tous les plans techniques ainsi que d’un diagnostic de l’existant.

Le Ministère de l’intérieur propose un modèle de CCTP sur lequel il est possible de s’appuyer si besoin. 

À présent, vous savez tout des pièces contractuelles dans les marchés publics !

Cette plateforme, bien plus simple d’accès qu’on ne l’imagine, permet à ses utilisateurs de bénéficier d’un point d’entrée unique pour le dépôt et pour la récupération des demandes de paiement. 

En vertu de l’ordonnance du 26 juin 2014, il s’agit d’un impératif légal : la totalité des factures doivent être déposées sur le portail. 

Il est possible pour les fournisseurs de déposer des factures simples et des factures d’avoir, des factures de co-traitants ou de sous-traitants, et des documents de facturation des marchés de travaux.

En 2020, ce sont presque 55 millions de factures qui ont été déposées sur le portail.

Si pour vous Chorus Pro est une “simple” obligation légale, nous pouvons vous prouver qu’il s’agit également d’une véritable opportunité de changement pour votre structure.

Découvrez tout sur Chorus Pro, et  sur le dépot des factures via Ediflex !

Chorus Pro, qu’est-ce que c’est ?

Chorus Pro est une plateforme sur laquelle il est légalement obligatoire de déposer ses factures : ce portail est spécifiquement dédié aux entités publiques et toutes les factures doivent y être déposées. La totalité des fournisseurs des donneurs d’ordres, publics comme privés, doit déposer ses factures sur la plateforme. Il est possible de déposer dircetement ses factures sur Chorus Pro, ou d’utiliser Ediflex. 

Chorus Pro facilite la gestion des factures pour les émetteurs et les destinataires : 

• Les avantages de Chorus Pro pour les émetteurs de factures

En envoyant exclusivement des factures en format électronique, les émetteurs gagnent en traçabilité et en transparence. 

Le dépôt et le traitement des factures est en effet sensiblement simplifié lorsqu’il est réalisé de façon électronique ; les échanges entre les différents interlocuteurs de la chaîne de facturation sont fluidifiés et clarifiés. 

• Les avantages de Chorus Pro pour les destinataires de factures

En utilisant un portail unique, les destinataires ont une visibilité plus claire sur les historiques des factures et peuvent assurer la gestion financière de leur chantier de façon plus rigoureuse. 

Ils peuvent consulter, valider ou rejeter les factures en quelques clics. 

Comment déposer ses factures sur Chorus Pro ? 

 Il existe différentes méthodes pour déposer ses factures sur Chorus Pro :  

• Vous pouvez déposer directement vos factures sur la plateforme. Pour ce faire,  des guides utilisateur ainsi que des tutos en format vidéo sont accessibles. 

L’émetteur peut être le titulaire du contrat, un sous-traitant ou un organisme public. 

Il convient dans un premier temps de paramétrer son compte.  Ce paramétrage est essentiel car il détermine le circuit de facturation. A noter également que le maître d’ouvrage peut confier le règlement des travaux à un mandataire. 

Le circuit de facturation est le suivant 

1- La pièce est mise à disposition

• Le fournisseur présente et valide le projet de décompte et le transmet au maître d’oeuvre
• Le maître d’oeuvre valide le projet de décompte et transmet au maître d’ouvrage un état d’acompte
• Le maître d’ouvrage valide l’état d’acompte. 

2- La pièce est prise en compte

• Le fournisseur transmet la demande de paiement au maître d’oeuvre, qui la prend en compte

3- La pièce est associée

• Le fournisseur peut associer le projet d’acompte mensuel à l’état d’acompte.
• Il peut également associer le projet de décompte final au projet de décompte général
• Le maître d’oeuvre associe l’état d’acompte à l’état d’acompte validé
• Il associé également le projet de décompte général au décompte général
• Le maître d’ouvrage associe le décompte général au décompte général signé.

4- Dans certaines situations, la pièce est refusée

Les personnes ayant effectué le dépôt sont alors informées automatiquement. Ce refus peut être dû à différents éléments : 

• Erreur dans le SIRET par exemple
• Pièces jointes manquantes
• Facture rejetée par le validateur

La plateforme permet d’accéder à toutes les factures associées au dossier, avec pour chacune d’elle le statut par lequel elle est passée. 

• Vous pouvez utiliser Ediflex pour déposer vos factures sur Chorus Pro, ainsi que les pièces jointes nécessaires : certificats et attestations pour paiement, ou autres pièces jointes. Déposez en quelques clics les versions client et titulaire des situations de travaux.

En utilisant Ediflex, vous centralisez sur une solution unique la saisie et le dépôtdes factures. Un gain de temps et d’efficacité !   Vous avez des questions concernant Chorus Pro ? Spécialistes de la dématérialisation, nous avons tous les éléments pour y répondre. Contactez-nous !