Les situations de travaux dans le cadre d’un marché public sont régies par des règles complexes et par une législation exigeante. Pour un maître d’ouvrage, il est essentiel de maîtriser parfaitement les enjeux de la facturation des chantiers publics et de respecter la chaîne de facturation avec rigueur.
Voici quelques conseils à suivre pour des situations de travaux réussies.
À quoi servent les situations de travaux ?
Sur un chantier, la facturation est établie en plusieurs étapes afin que les entreprises soient réglées dans des délais raisonnables. Les situations de travaux permettent de :
- Donner un état des lieux précis sur l’avancée du chantier et facturer à l’avancement (facturation par étapes avant la fin du chantier).
- Indiquer le montant de la facturation en tenant compte des nombreux paramètres à respecter
- Contrôle de la retenue de garantie : A titre de sûreté, l’acheteur conserve une créance de 3% à 5% . Elle permet de couvrir les éventuelles malfaçons qui n’ont pas été décelées au moment de la réception et de lever les réserves effectuées à réception du chantier.
- Contrôle du remboursement de l’avance : En début de chantier, les entreprises reçoivent une avance sur règlement qui sera déduite de leur facturation selon des règles contractuellement définies en début de chantier. Il appartient aux différents vérificateurs de valider le montant à rembourser.
- Calcul de la révision des prix : Le contrat détermine avec précision dans quelle mesure les situations de travaux seront impactées par les indexations des prix. Ce calcul est impacté par la valeur des différents index
- Calcul des montants à payer aux sous-traitants : Les sous-traitants sont payés au fur et à mesure du chantier en fonction de l’avancée des travaux.
- Pénalités : Des pénalités de retard peuvent être affectées aux entreprises par le maître d’oeuvre ; là encore les modalités sont contractuellement définies.
Quels éléments doivent apparaître sur la situation de travaux ?
Une situation de travaux doit indiquer précisément un certain nombre d’éléments :
- En en-tête, des données administratives doivent être indiquées : identification du client et du prestataire, numéro de TVA du prestataire etc
- La liste précise des marchés ainsi que le montant total du devis pour chaque marché, et le taux de TVA.
- La notification précise de l’avancement et l’indication de la situation brute
Ces éléments doivent être adressée au client après avoir suivi un circuit de validation rigoureux :
- Au moment de la création de chantier, le titulaire saisit les avancements, et ventile les montants à payer aux sous-traitants.
- Le maître d’œuvre puis l’assistant maître d’ouvrage apportent ensuite leur validation.
- Enfin, le maître d’ouvrage donne son accord pour le règlement de la facture. Il dépose alors un avis d’intention de payer.
Ce circuit de validation nécessite des allers-retours entre les différents acteurs du chantier et peut générer des pertes de temps et des déperditions d’informations.
C’est pourquoi automatiser la gestion financière des chantiers peut se révéler une solution efficace.
Automatiser la gestion financière de son chantier
Avec Ediflex, gagnez un temps précieux et automatisez votre gestion financière ! Assurez-vous la satisfaction de vos prestataires en les réglant dans les temps, réduisez les échanges inutiles et sécurisez vos transactions.
Ediflex permet :
- la gestion automatisée des marchés (conversion des OS en avenant, gestion des GPD …)
- l’exécution des marchés
- l’automatisation des principaux calculs (retenue de garantie, remboursement de l’avance, retenue de garantie)
Un gain de temps essentiel sur vos chantiers !
