Dans le secteur du BTP, la situation de travaux est un élément central et doit répondre à des normes strictement définies. 

Il appartient aux titulaires de les communiquer dans les délais impartis au maître d’ouvrage, afin que les travaux soient réglés rapidement.

 La situation de travaux doit faire apparaître certaines mentions particulières que nous vous proposons de détailler dans cet article.

Editer une situation de travaux

Définition d’une situation de travaux

La situation de travaux sur un chantier public est une “facture intermédiaire” : elle répond à “la règle du service fait”, c’est-à-dire qu’elle est basée sur les tâches effectuées à un moment T par les titulaires. 

A la différence de la facture d’acompte qui est versée en amont du chantier, la situation de travaux est versée en cours de chantier, et correspond à des étapes précises. 

La fréquence de la facturation d’un chantier est contractuellement définie en début de marché : elle peut être établie au bout d’un pourcentage de finition des travaux, ou de façon mensuelle, trimestrielle …

En pratique, la situation de travaux est le plus souvent établie de façon mensuelle.

Remplir une situation de travaux

En en-tête, la situation de travaux doit comporter 

• le nom, la raison sociale et l’adresse postale de l’émetteur
• le nom, la raison sociale et l’adresse du client
• un numéro unique par situation
• le n° SIRET ou RCS de l’émetteur
• idéalement, le numéro de TVA de l’émetteur

Il convient d’indiquer sur chaque facture le marché sur lequel les travaux sont effectués. Le prestataire doit indiquer sur chaque facture : 

• la désignation apparaissant sur le devis
• le montant total du devis hors taxe
• le taux de TVA
• le montant total TTC du marché

Le pourcentage d’avancement des travaux doit être indiqué précisément sur chacune des situations, ainsi que les sommes déjà versées et le montant de l’acompte.

Bien évidemment, la situation de travaux doit indiquer le montant total à payer, les modalités de paiement, ainsi que les pénalités financières à verser en cas de retard de règlement.

 La facture de clôture de travaux doit comporter un récapitulatif de la facturation du chantier, et comprendre une liste de toutes les situations qui ont été éditées sur le chantier, et qui ont été transmises au client. 

Valider une situation de travaux

Sur un chantier, la situation de travaux suit un circuit complexe avant d’être validé et payé. 

• Dans un premier temps, les sous-traitants éditent des facturations à destination du fournisseur
• Le fournisseur adresse la facture globale des sous-traitants au maître d’œuvre, qui vérifie et valide les documents. Il joint les mandats de paiement à cette facture. 
• Le maître d’œuvre valide la facture et émet un état d’acompte. 
• Le maître d’ouvrage émet un avis d’intention de payer qui est déposé sur Chorus Pro.

Des étapes qui doivent être respectées scrupuleusement, et qui impliquent un grand nombre d’acteurs : ces nombreuses interactions peuvent ralentir sensiblement le règlement des factures et générer des conflits entre les différents acteurs du chantier.

Simplifier les situations de travaux

En utilisant Ediflex, les maîtres d’ouvrage gagnent un temps précieux et évitent des imprécisions. 

Ediflex permet en effet de 

• automatiser la validation des situations de travaux et la transmission des factures validées, à toutes les étapes de la facturation 
• automatiser les principaux calculs : retenue de garantie, remboursement de l’avance, variation des prix, changement de taux de TVA etc.
• automatiser le dépot de facturation sur Chorus Pro. 

En rassemblant sur une plateforme unique les différents acteurs, nous simplifions la gestion financière, nous fluidifions les relations entre les interlocuteurs, et nous réduisons en moyenne de 50% les délais de paiement.

Les ordres de service – OS sont adressés aux entreprises titulaires par le maître d’ouvrage ou le maître d’œuvre pour leur notifier une décision. 

Ils ont une valeur exécutive : les titulaires sont tenus de réaliser les ordres indiqués. 

Comment rédiger un OS ? Comment le faire parvenir aux entreprises ? Les entreprises ont-elles le droit de refuser un ordre de services, et sous quelles conditions ? Découvrez tout ce que vous devez savoir sur les OS dans cet article.

A quoi sert les ordres de service ?

Rappelons que la gestion de l’OS complète et finalise les modifications de travaux.  Le décisionnaire doit en effet respecter un circuit précis pour adresser ses décisions aux titulaires et les faire exécuter.

C’est l’objet de l’OS (ordre de service) : à réception de ce document, les entreprises sont tenues de respecter la demande effectuée.  Pour une entreprise, le refus d’exécuter l’OS est une faute qui pourrait justifier la résiliation du marché. 

En d’autres termes, la saisie de l’OS est la dernière étape à respecter lors d’une demande de modification. Elle est souvent exécutée par le maître d’œuvre ; c’est le maître d’ouvrage qui a en charge la validation. Les ordres de services sont définis dans l’arrêté du 30 mars 2021

Ils sont utilisés pour

• Notifier le début des travaux
• Indiquer des modifications dans les délais d’exécution
• Préciser les modalités d’exécution des travaux

Quel formalisme pour rédiger un ordre de service ?

Les OS doivent être transmis par écrit ; la date doit être indiquée et ils doivent être numérotés. 

La signature d’un ordre de service n’est plus une obligation, ce qui simplifie l’usage des outils de dématérialisation comme Ediflex. Rappelons que notre outil permet également une signature électronique des OS.

Le formalisme des OS favorise et sécurise la dématérialisation des relations entre MOA, MOE et entreprises : les modalités de notifications, de vérification et de validation doivent être précisées dans les CCAG.

Si les entreprises sont regroupées, les ordres de service sont adressés au mandataire, en vertu de l’article 3.1 du CCAG MOE. 

A réception de l’OS, le récepteur est réputé avoir reçu cette notification à la date de la première consultation du document qui leur a été adressé. La preuve de la réception est l’accusé de réception délivré par l’application informatique.

Une entreprise peut-elle refuser un ordre de service ?

Dans les marchés publics, l’ordre de service a une valeur exécutive, l’entreprise est tenue de le respecter. 

Pour autant, les exécutants peuvent s’y opposer dans différentes situations 

• Si l’OS présente un risque avéré, et met en danger la santé ou la sécurité des exécutants. De même, si l’OS est en opposition avec des dispositions législatives ou réglementaires auxquelles le maître d’œuvre est soumis, il est en droit de refuser l’OS.
  Si le maître d’œuvre fait jouer cet argument pour refuser un OS, il doit en faire part au maître d’ouvrage de façon argumentée et le notifier par écrit précisément.
  Si le maître d’ouvrage ne répond pas à ces remarques sous un délai de quinze jour, le titulaire n’est pas tenu d’exécuter l’OS.

• Si le montant cumulé des prestations demandées par l’OS dépasse d’au moins 10% le montant hors-taxe du marché, et que la décision n’a pas fait l’objet d’un avenant.

• Si les ordres de service ont une influence financière sur le marché et qu’aucune revalorisation financière n’a été indiquée. Le refus doit être notifié par écrit dans les quinze jours suivant la réception de l’OS, et comporter les justifications nécessaires.

Le circuit de validation d’un ordre de service

Le module “fiches modificatives / Ordres de services” d’Ediflex permet d’automatiser l’évolution d’une FM et d’un OS en rassemblant les acteurs sur une plateforme unique. 

Intuitif et simple d’utilisation, ce module simplifie sensiblement le processus de saisie, de vérification et de validation des documents. 

Pour qu’une fiche modificative – FM devienne un OS et que l’entreprise exécute les modifications, la FM doit suivre un circuit précis. 

• La FMS (fiche modificative sommaire) est rédigée par le Responsable FMS, puis vérifiée et validée par les utilisateurs désignés comme “Vérificateurs” et “Valideurs” dans le circuit.
• Les FME (fiches modificatives entreprise) sont alors créées automatiquement. Il revient au “Responsable FME” de les transmettre aux entreprises qui peuvent alors éditer un devis. Après vérification du maître d’oeuvre et validation du maître d’ouvrage, la FME est convertie en OS (Ordre de Service).
• Le Responsable OS édite l’OS et le transmet au(x) Vérificateur(s) MOE. Ce dernier fera suivre l’OS aux vérificateurs MOA. Les Vérificateurs MOA disposent d’un montant de délégation leur permettant de viser l’OS si le montant de ce dernier est égale ou inférieur au montant de la délégation qui leur est accordée. Une fois l’OS visé, le Mandataire MOE peut le notifier. L’OS est alors envoyé à l’entreprise pour signature et pour déposer des réserves si besoin.
• L’OS peut être converti en FTP (fiche de travaux et prestations) dès lors qu’il est notifié par le Mandataire MOE. Lorsque l’OS est converti en FTP, les informations saisies dans le devis sont automatiquement récupérées et intégrées au DQE.
• Cas particulier : le module offre la possibilité de créer un OS sans incidence financière ou un OS avec incidence financière non lié à une FME. Pour ces deux cas, si l’OS doit donner lieu à la création d’une nouvelle FTP, celle-ci devra être créée manuellement.

Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à nous contacter au 01.44.41.27.88.

Sur les marchés publics, les procédures de calculs sont parfois longues et complexes ; des critères techniques doivent être pris en compte, ce qui peut ralentir la procédure et parfois créer des tensions entre les différents acteurs du chantier. 

Or, un bon nombre de maîtres d’ouvrage privilégient encore les calculs à la main. 

En ce sens, des outils comme Ediflex apportent aux maîtres d’ouvrage une véritable valeur ajoutée : l’automatisation des calculs sur un chantier public permet d’accélérer la procédure de facturation et réduit sensiblement la marge d’erreur. 

Redécouvrez dans cet article les principaux calculs sur un chantier public, et les moyens de les simplifier

Calculer la retenue de garantie et la restitution

La retenue de garantie est prévue aux articles R. 2191-32 à R. 2191-35 du code de la commande publique.

Rappelons tout d’abord que sur un chantier public la retenue de garantie n’est pas obligatoire : il appartient au client d’en faire la demande au début du contrat. Elle ne s’applique pas aux structures publiques titulaires d’un marché, ni aux marchés de sécurité ou de défense. 

Il s’agit d’une somme prélevée sur le montant global des travaux, conservée par le client, qui permet de s’assurer que les travaux seront réalisés dans de bonnes conditions, mais également de lever d’éventuelles réserves après la fin du chantier. 

En cas de sous-traitance, seul le titulaire est impacté par la retenue de garantie mais il peut l’appliquer lui-même à ses sous-traitants.

Sur les chantiers publics, le montant de la retenue de garantie ne peut être supérieur à 5%.

Pour les marchés publics conclus par l’Etat, et pour les petites et moyennes entreprises, le montant de la retenue de garantie ne peut être supérieur à 3%.

Elle est prélevée par fractions sur les acomptes, sur les règlements partiels et définitifs, et sur le solde.

La garantie à première demande peut se substituer à la retenue de garantie durant toute la durée du marché : le titulaire s’appuie alors sur un organisme de crédit ; il appartient au donneur d’ordres de vérifier la viabilité de l’organisme. 

La retenue de garantie est valable pendant un an à compter de la fin du chantier, ce qui impose aux entreprises de réaliser les travaux réclamés par le maître d’ouvrage pendant cette durée s’il constate des malfaçons ou des vices ; dans le cas contraire la retenue de garantie n’est pas restituée. 

Il appartient à l’entreprise d’envoyer au donneur d’ordres au bout d’un an une facture correspondant à la retenue de garantie. 

Ediflex automatise le calcul de retenue de garantie et l’intègre aux situations de travaux.

Calculer le remboursement de l’avance

Pour assurer l’accès aux marchés publics à toutes les entreprises, même celles qui ne bénéficient pas d’une trésorerie suffisante, le donneur d’ordres doit impérativement fournir une avance sur règlement aux titulaires avant le début du chantier. 

L’avance est versée dans un délai maximum de trente jours après le début des travaux. Elle est déduite des factures envoyées par les titulaires au maître d’ouvrage. 

Ses modalités de calculs sont détaillées dans le Code de la Commande Publique articles R2191-3 à R2191-19

Découvrez tous les calculs d’avance sur règlement ainsi que les calculs de remboursement de l’avance dans cet article.

Rappelons que l’avance sur règlement doit avoir été intégralement remboursée par le titulaire lorsque le montant des prestations réalisées atteint 80% du montant total.

Ediflex automatise et simplifie le calcul du montant de l’avance mais également le calcul de son remboursement. 

Calculer les variations de prix

Sur un chantier de longue durée, les variations de prix peuvent être impactées par des critères externes comme une forte inflation, un épisode de pandémie, des tensions à l’international etc. 

Pour sécuriser les entreprises et éviter les arrêts de chantiers dus à des problèmes de trésorerie, les prix sont soumis à des indices qui permettent d’indexer les prix sur les critères externes. Les index BTP sont accessibles sur le site de l’INSEE.

Les calculs de révision des prix sont fixées par les conditions du marché et prennent en compte différents critères détaillés dans cet article. 

Ediflex permet d’automatiser les calculs de variation de prix.

Evolution du taux de TVA en cours de chantier

Rappelons qu’il convient pour un donneur d’ordres de ne pas prendre en compte la TVA dans le calcul initial de son marché public : en effet, c’est le montant HT du marché qui est pris en compte pour déterminer les procédures de publicité et  de mise en concurrence. 

Concernant l’exécution du marché, la TVA est incluse dans le prix du règlement, puisqu’un prix ne mentionnant pas la TVA est réputé l’inclure. 

En cas de sous-traitance, depuis 2014, les sous-traitants sont dispensés de déclaration de TVA. C’est le donneur d’ordre qui déclare la taxe. Le sous-traitant effectue sa facture en indiquant la mention autoliquidation. 

En fonction du paramétrage du maître d’ouvrage, l’inclusion et l’application de la TVA peuvent être automatisées via Ediflex.

Vous souhaitez en savoir plus sur nos fonctionnalités d’automatisation des calculs ? N’hésitez pas à nous contacter pour plus de renseignements.