Chorus Pro permet sur son espace travaux la transmission des pièces concourant à l’exécution des marchés soumis aux CCAG de travaux publics.

Commençons par un petit point juridique, applicable à l’ensemble de la commande publique : la dématérialisation des factures est une étape obligatoire pour les entreprises privées facturant les entreprises publiques, quelle que soit la taille des entreprises. 

Cette obligation est inscrite dans le Code de la Commande Publique depuis 2019.

Il est important de noter que Chorus pro est un outil de transmission de factures : il ne s’agit pas d’un outil de paiement.
La plateforme de l’état est une obligation légale, qui  peut se révéler une opportunité de changement et un outil essentiel pour suivre sa facturation de façon précise. 

Nous vous proposons dans cet article un retour détaillé sur les fonctionnalités de l’espace factures travaux de Chorus Pro, quelques astuces pour une utilisation optimisée, et un point sur les  avantages que la plateforme représente pour un maître d’ouvrage. 

Toutes les informations sur Chorus Pro dans cet article !

À quoi sert Chorus Pro ?

On décompte cinq types d’acteurs habilités à utiliser la plateforme de dépôt électronique de l’état :

• Les fournisseurs
• Les sous-traitants
• Les cotraitants
• Les MOE
• Les MOA

En fonction de leurs fonctions, le niveau d’habilitation sera différent. 

Notons également que Chorus Pro est utilisé de deux façons différentes, en cours et en fin de marché. 

Utilisation de Chorus Pro en cours de marché

• • les fournisseurs déposent le projet de décompte mensuel (A4)
  • les MOE valident les A4 et établissent un état d’acompte (A15) 
  • les MOA valident l’A15 et produisent un état d’acompte validé (A19)
  • les services financiers peuvent alors le transformer en paiement

Utilisation de Chorus Pro en fin de marché

• • le fournisseur dépose un projet de décompte final (A7) indiquant qu’il s’agit de la dernière pièce de facturation
  • le MOE valide l’A7 et établit un projet de décompte général (A17) reprenant toute la facturation
  • le MOA valide l’A17 et produit un décompte général (A20)
  • l’A20 revient au fournisseur qui le signe et le passe en A8 pour paiement.

Les différents acteurs de la chaîne de facturation doivent donc intervenir sur Chorus Pro 

Utiliser Chorus Pro en mode EDI, quels avantages ?

Rappelons que Chorus fonctionne en trois modes : le portail, le service et l’EDI. 

En utilisant le mode EDI, la transmission des factures peut être réalisée en émettant ses flux via un opérateur de dématérialisation comme Ediflex. 

Ces opérateurs peuvent réaliser quatre missions pour le compte des fournisseurs :

• Processus de raccordement à Chorus
  
• Production et/ou transmission des pièces
• Garantie des aspects fiscaux (notamment l’archivage)
• Récupération et/ou exploitation des flux retours

Les maîtres d’ouvrage publics peuvent également utiliser Ediflex, pour ce type de missions.

En fonction du statut de l’utilisateur, il peut accéder au profil “Edi_recepteur_gestion_modification” ou au profil “Edi_recepteur_gestion_consultation”. 

Vous souhaitez en savoir plus sur Chorus Pro et sur la dématérialisation des factures sur Ediflex ? N’hésitez pas à nous faire signe !

Vous êtes chargé de vérifier et valider une situation de travaux ? Pour rendre votre travail encore plus rapide et efficace, nous vous proposons dans cet article un zoom sur trois points prioritaires à vérifier avant de donner votre validation.

Suivez notre guide pour valider une situation de travaux en toute sérénité !

1er point à vérifier avant de valider une situation de travaux : la TVA

Rappelons tout d’abord que selon le Conseil d’Etat, un prix n’indiquant pas spécifiquement le montant de la TVA est supposé l’inclure. Il est donc essentiel que la TVA soit clairement indiquée sous le prix de base. 

Rappelons également qu’ en vertu du mécanisme d’autoliquidation de la TVA, applicable à certaines catégories de sous-traitants, la TVA est collectée par l’entreprise. Les entreprises ne facturent pas la TVA au sous-traitant mais la versent directement à l’administration fiscale. 

En revanche, elles facturent la TVA au client final.

Les sous-traitants ne facturent pas la TVA au client final ; ils doivent indiquer la mention “autoliquidation” sur leurs devis et factures. 

Les primes et les pénalités (y compris les pénalités de retard) ne sont pas soumises à la TVA.

En vertu du Code Général des Impots, le montant de la TVA appliqué est variable en fonction des travaux réalisés 

• Il est de 20% pour les travaux de construction, de reconstruction et d’agrandissement. Il s’agit du “taux normal”. 
• Les travaux d’amélioration, de transformation, d’aménagement et d’entretien sont soumis à une TVA de 10% (taux intermédiaire). 
• Les travaux d’amélioration énergétique bénéficient d’un taux réduit de 5%
• Le taux à 0% peut concerner les entreprises étrangères qui interviennent sur des chantiers en France mais qui n’ont pas d’adresse et de siret en France.

Attention, ces taux sont spécifiques à la France métropolitaine. Les DOM TOM relèvent d’un régime différent ; il convient alors de se référer aux autorités compétentes. 

Sur Ediflex, la TVA est automatiquement calculée ; le vérificateur n’a donc pas de calcul à effectuer.

2ème point à vérifier avant de valider une situation de travaux : l’avance sur règlement

L’avance sur règlement est une obligation légale pour le donneur d’ordre ; elle permet à toutes les entreprises d’accéder aux marchés publics quelle que soit leur trésorerie. 

Le donneur d’ordre est tenu de remettre une avance à la demande du titulaire dans un délai de trente jours suivant le délai d’exécution des prestations ; les conditions de remise de l’avance sont définies par le Code de la commande publique dans les articles R. 2191-3, et R. 2391-1 

Les modalités de calcul de l’avance sont fixées par l’article R. 2191-7 du code de la commande publique, et sont relativement simples. 

• Si un marché est d’une durée de douze mois ou moins, le montant de l’avance est compris entre 5 et 30% du montant initial du marché.
• Si un marché est d’une durée supérieure à douze mois, le montant de l’avance est égal à 5 à 30% du montant initial du marché *12/nombre de mois du marché. 

Pour plus de détails, n’hésitez pas à consulter notre article sur les modalités d’avance sur règlement sur les marchés publics de travaux.  

Ediflex automatise également les calculs d’avance sur règlement et de restitution d’avance dans une situation de travaux. 

3ème point à vérifier avant de valider une situation de travaux : les évolutions de prix

Les conjonctures nationale et internationale peuvent avoir un impact fort sur les évolutions des prix ; afin de ne pas pénaliser entreprises et fournisseurs, les donneurs d’ordres ont l’obligation de modifier les prix en fonction d’un index composé de différents indices. 

Ediflex permet également d’automatiser le calcul de variation des prix en quelques clics avec la mise à jour de la base des indices depuis l’INSEE et LE MONITEUR. La fréquence des révisions peut être paramétrée à la demande du responsable des marchés (révision mensuelle, annuelle …) 

Un temps précieux gagné pour le vérificateur d’une situation de travaux !

 La variation des prix, quesaco ? Sur un chantier public, la question de la fixation du prix est un élément central pour un acheteur. Comment définir précisément des tarifs pour les entreprises, fixer le juste coût d’un chantier, et proposer aux différents acteurs du chantier des rémunérations à la fois attractives et raisonnables ?  

Cette problématique est d’autant plus complexe qu’elle concerne un projet qui dure souvent plusieurs années. 

Or, entre le début et la fin d’un chantier, l’inflation ou à d’autres paramètres externes peuvent avoir une influence conséquente sur le prix des matières premières par exemple. Au long d’un chantier, les salaires et les charges évoluent, de même que le prix des matières premières. 

Par conséquent, il est impossible, au moment de la diffusion de l’appel d’offre, d’anticiper avec précision les conséquences financières de ces évolutions en cours de chantier. 

C’est pourquoi les acheteurs publics doivent respecter ce que l’on appelle la variation des prix.

L’index de variation des prix

Les marchés peuvent être à prix définitifs ou à prix provisoires ; ils sont à prix définitifs lorsque les prestations fixées sont raisonnablement prévisibles. 

Ils sont à prix provisoires lorsque les évolutions sont difficilement prévisibles. 

Dans ce deuxième cas, la révision des prix s’applique : les prix sont fixés en fonction d’un index. Ce nombre abstrait, composé de plusieurs indices, permet le suivi de la valeur économique théorique du chantier, c’est la variation des prix. La plupart des indices sont accessibles sur le site de l’INSEE.

Composé d’indices pondérés par un coefficient fixé en fonction de l’importance du coût du facteur de production considéré dans l’ouvrage. 

Les index BT  comprennent 37 catégories, destinées à l’indexer avec précision les prix des marchés.

La révision est en général appliquée de façon mensuelle ou par acomptes.

Intégrer la variation des prix dans sa facturation de chantier

En utilisant notre outil Ediflex, les évolutions des prix sont automatiquement intégrées aux factures après un paramétrage de variation des prix. 

Le code de la commande publique indique que les conditions des révisions des prix sont fixées par les clauses du marché. L’acheteur précise la date d’établissement du prix initial, les paramètres à prendre en compte pour calculer la révision, et la périodicité de sa mise en œuvre.

Les variations des prix peuvent être basées en utilisant différentes bases de calculs : 

• soit en fonction d’une référence
• soit par application d’une formule évolutive
• soit en combinant ces deux modes de calculs

La formule paramétrique doit inclure un terme fixe qui s’élève au moins à 12,5%. Dans les faits, ce pourcentage s’élève généralement à 15%.

Il est possible d’appliquer cette formule pour calculer les coefficients de prix : 

P = Po [x + y ( a M/Mo + b S/So + c Psd/Psdo + d…)]

• P représente le prix actuel
• P0 représente le prix initial
• x représente la base fixe
• les valeurs a, b, c, d … doivent être égales à l’unité. 

Révision ou actualisation ? 

Il convient de ne pas confondre révision et actualisation des prix. 

Alors que la révision des prix, comme nous l’avons vu, se base sur une formule évolutive et intègre des variations en cours de chantier.

L’actualisation des prix est appliquée dans la plupart des cas lorsqu’un délai anormalement long (plus de trois mois) est constaté entre l’estimation des prix et le début du marché, afin de prendre en compte les évolutions des prix durant ce délai.

L’actualisation est appliquée une seule fois. Les indices pris en compte correspondent à une date précédant de 3 mois le début d’exécution des prestations. La CCAG 2021 précise clairement que la fixation des prix correspond à la date de remise de l’offre par le titulaire. Il n’y a pas d’introduction de partie fixe. 

Attention : l’actualisation et la révision des prix ne sont pas cumulables sur un marché public. 

Besoin d’en savoir plus sur la variation des prix ? N’hésitez pas à nous contacter !

Définition de l’avance sur règlement dans les marchés publics de travaux

À la différence de l’acompte, l’avance constitue une dérogation à la règle du “service fait”. Il s’agit d’un dispositif obligatoire et légalement encadré, qui permet à toutes les entreprises d’accéder de façon égale aux marchés de travaux.

Grâce à ce système de préfinancement, même les entreprises ne disposant pas d’une trésorerie adéquate peuvent déposer leur candidature auprès d’un acheteur pour répondre à un appel d’offre.

Tous les marchés sont concernés par l’avance sur règlement, qu’il s’agisse de marchés passés par l’Etat, par ses établissements publics ou encore par les collectivités territoriales.

Il appartient à l’acheteur de prendre en compte cette avance dès l’élaboration des pièces contractuelles.

Les conditions de versement de l’avance sur règlement sont assez larges :

• Pour les marchés à bons de commande
  – Les accords-cadres comportant un montant minimum supérieur à 50 000 euros HT ouvrent droit à une avance versée, en une seule fois, en pourcentage de ce montant minimum.
  – Les autres accords-cadres ouvrent droit au versement d’une avance pour chaque bon de commande dont le montant est supérieur à 50 000 euros HT et d’une durée d’exécution dépassant les deux mois.
• Pour les marchés reconductibles
  – Si la période initiale est supérieure à deux mois et que le montant des travaux de cette période est de 50 000€ minimum, l’avance est versée de droit.
  – Pour chaque tranche, la règle est la même : la durée doit être supérieure à deux mois et le montant doit être supérieur à 50 000€.

L’avance doit être versée dans un délai de trente jours à compter du début des travaux.

Calculer une avance sur règlement

Les modalités de calcul varient selon la durée des travaux et :

• Pour les marchés “ordinaires”
  – Si les travaux durent entre 2 et 12 mois, le montant de l’avance est fixé à une valeur comprise entre 5 et 30% du montant du marché.
  – Si les travaux durent plus de 12 mois, le montant de l’avance correspond à une valeur comprise entre 5% et 30% du montant du marché*12/le nombre de mois.
• Pour les accords cadres à bons de commande
  – Si le montant minimum HT est supérieur à 50 000€ et que la durée est de 12 mois ou moins : le montant de l’avance est compris entre 5 et 30% du montant minimum de l’accord cadre.
  – Si le montant minimum est supérieur à 50 000€ et que la durée des travaux est supérieure à 12 mois, le montant de l’avance est compris entre 5 et 30% du montant minimum de l’accord*12/le nombre de mois.
  – Si le montant minimum n’est pas fixé et que la durée des travaux est de 12 mois ou moins, le montant de l’avance est compris entre 5 et 30% du montant du bon de commande.
  – Si le montant minimum n’est pas fixé et que la durée du chantier est supérieure à 12 mois, le montant de l’avance est compris entre 5 et 30% du montant du bon de commande*12/le nombre de mois.
• Si le marché lie l’Etat et une PME
  – Le montant de l’avance est obligatoirement de 20% du montant du marché minimum.

Calculer le remboursement de l’avance sur règlement

Les modalités de remboursement de l’avance sur règlement sont définies par le marché public. Si elles n’ont pas été définies, le remboursement de l’avance doit commencer lorsque le montant des prestations déjà effectuées atteint ou dépasse 65% du montant total du marché public. Notons que le client peut déroger à cette règle de base en déclenchant le début de remboursement bien avant (60%, 50% voir même 0%)

L’avance doit avoir été intégralement remboursée à l’acheteur lorsque le montant des prestations atteint 80% du montant total.

Automatiser le calcul de l’avance

Notre outil Ediflex permet de simplifier les calculs de situations de travaux.
Vou pouvez automatiser les calculs de remboursement de l’avance, mais également les retenue de garantie, les variations de prix provisoires et définitives, les évolutions de TVA …

Vous souhaitez obtenir des informations complémentaires ? Contactez-nous !

En tant que maître d’ouvrage, optimiser son suivi de chantier est nécessaire afin de réduire les délais et les coûts. Mais comment procéder ? Un chantier public est un ouvrage d’envergure, qui représente un budget conséquent en qui se déroule sur une durée significative. Pour un maître d’ouvrage, il est donc essentiel de s’assurer de l’efficacité des acteurs en place. 

Pour rentabiliser son chantier et pour s’assurer d’une livraison dans les temps, le maître d’ouvrage doit mettre en place des actions pertinentes et jouer le jeu de l’optimisation.

Automatisation des calculs, délégation … voici nos conseils pour un suivi de chantier réussi. 

Automatiser les calculs de suivi de chantier

Calculer le montant des situations de travaux au long du chantier relève de procédures rigoureuses et nécessite la maîtrise de formules complexes. 

• L’avance sur règlement : Le maître d’ouvrage a l’obligation légale de verser en amont du chantier une partie de la somme due au titulaire. Cette avance est par la suite restituée par les titulaires sous forme de réduction de leurs factures. Les modalités de restitution sont fixées par les clauses de marché. Pour accélérer les calculs et éviter les erreurs, il est indispensable pour un maître d’ouvrage de s’appuyer sur un outil d’automatisation de calcul d’avance comme Ediflex.
• Délégation de paiement au sous-traitant : Il est possible pour le maître d’ouvrage de mettre en place une convention tripartite entre le maître d’ouvrage, le titulaire et le sous-traitant  : le sous-traitant peut être payé directement par le maître d’ouvrage. En vertu de l’article L2193-11 de Code de la Commande Publique, le sous-traitant est payé directement par l’acheteur sur la part de marché dont il assure l’exécution.  Cette délégation de paiement est régie par une législation exigeante qui détermine précisément les modalités de versement de l’avance aux sous-traitants par le maître d’ouvrage en amont du chantier. En utilisant Ediflex, le maître d’ouvrage peut automatiser ce type de suivi et limiter les risques d’erreur.
• Prise en compte de la révision des prix en cours de chantier : les marchés de travaux sont dits à prix ajustables, c’est à dire qu’ils sont impactés par des indices de références déterminés par l’INSEE qui modifient les prix tous les mois. L’utilisation d’un outil d’automatisation de calculs permet de prendre en compte les révisions des prix dans les calculs des situations de travaux. En cas de changement d’indice de révision, notre outil intègre automatiquement cette modification dans les calculs. 

Déléguer les tâches chronophages

Pour garantir un suivi de chantier optimisé, réduire ses charges et s’assurer une livraison rapide, la meilleure option est de déléguer toutes les tâches chronophages. 

Le maître d’ouvrage aura ainsi tout à gagner en faisant appel à un maître d’ouvrage délégué que l’on appelle mandataire du maître d’ouvrage ; la fonction de ce dernier est simple : il représente l’acheteur jusqu’à la fin de la mission, et met à son service son expertise technique. Il est ainsi possible de confier à un tiers le choix d’un maître d’œuvre, le choix des appels d’offres, la gestion financière du chantier … A noter que le maître d’ouvrage délégué est légalement responsable en cas de faute d’exécution ou de retard de paiement par exemple, si l’acheteur peut prouver que l’erreur est de son fait.

Ce choix de délégation est une véritable plus-value pour le maître d’ouvrage. Elle lui permet de gagner un temps certain et de s’assurer d’un chantier supervisé par un expert, expérimenté à la fois sur le plan technique et sur le plan financier. 

Assurer le suivi de chantier avec des outils stratégiques

Sur un chantier d’envergure, il est crucial d’avoir une visibilité globale sur son projet, et de bénéficier d’outils adaptés permettant une gestion prévisionnelle optimale et un suivi de chantier sur le plan administratif et financier. En ce sens, des outils de pilotage permettant d’accéder à une vision multi-projets des projets sont essentiels.

Une plateforme comme PREVIZ permet d’envisager et d’assurer un suivi un chantier sereinement. 

Assurer un suivi de chantier régulier

Pour un chantier rentabilisé, il convient d’assurer un suivi de chantier régulier, en mettant en place des réunions de chantier régulières.

Il est recommandé d’organiser une réunion de chantier une fois par semaine. 

Idéalement, les participants doivent être : 

• le maître d’ouvrage
• le maître d’oeuvre
• le bureau d’études
• les entreprises de travaux
• le coordinateur hygiène et sécurité au travail

L’objectif d’une réunion de chantier sur un chantier de travaux publics est de faire un point sur l’avancée des travaux, de synthétiser les points bloquants et d’échanger entre les différents acteurs du chantier pour trouver des solutions aux problèmes soulevés (par exemple un écart entre le calendrier de travaux et les ouvrages réalisés).

Les points sont souvent abordés sous forme de check-list. 

Il convient à l’issue de la réunion de rédiger un procès-verbal de réunion qui fera foi en cas de contentieux éventuel.

Vous souhaitez en savoir plus sur le suivi de chantier, optimiser votre budget sur votre chantier, vous assurer d’une livraison efficace et rapide ? N’hésitez pas à nous contacter !