Quels paramètres prendre en compte pour facturer des chantiers de travaux publics ? Quelles sont les étapes à respecter ? Quels sont les différents interlocuteurs concernés ?

Découvrez tout dans cet article. 

Quelles étapes pour facturer un chantier de travaux publics

En premier lieu, il est important de comprendre qu’un chantier respecte différentes étapes de facturation, en fonction de l’avancée des travaux.

La première facture, dite avance sur règlement, marque le début des travaux. Le calcul de l’avance sur règlement peut être automatisée par Ediflex. 

Cette facture permet au titulaire de prendre en charge le matériel, les salaires … 

L’avance sur règlement est par la suite déduite des autres factures, en respectant des échéances contractuellement définies.

A ce stade, il est possible d’envisager la délégation de paiement : le maître d’ouvrage paie directement le fournisseur pour le compte de l’entreprise ; Ediflex permet aux maîtres d’ouvrage de gérer la délégation de paiement, et d’intégrer l’affacturage de la situation, ou l’ensemble du marché, auprès d’un organisme financier tierce le cas échéant. 

Les situations de travaux, également appelées “factures intermédiaires” ne sont pas considérées légalement comme des factures mais comme des acomptes. 

Avant de passer au stade de facture et d’être intégrées sur Chorus Pro, les situations de travaux doivent respecter un circuit de validation strict.

• Le premier acteur de la chaîne de facturation est le titulaire, c’est-à-dire le prestataire qui signe le contrat avec le donneur d’ordre. A chaque étape du chantier, le titulaire saisit les avancements et ventile les montants à payer aux sous-traitants.
• C’est ensuite le maître d’œuvre qui fait fonction de vérificateur. 
• A validation de la situation de travaux par le maître d’œuvre, c’est le maître d’ouvrage qui contrôle le document et qui le transforme en avis d’intention de payer. 

Quels indicateurs prendre en compte dans la facturation ? 

A chacune des étapes du chantier, les acteurs de la facturation vérifient les éléments suivants : 

• Contrôle des avancements et du reste à faire, pour valider que la facturation correspond aux travaux effectivement effectués.
• Contrôle de la retenue de garantie : destinée à couvrir les réserves en cas de malfaçon, la garantie ne peut être supérieure à 5% du montant total du marché. Ediflex gère pour chaque situation de travaux le calcul automatisé de la retenue de garantie et de son éventuelle restitution.
• Remboursement de l’avance sur règlement : Comme indiqué plus haut, l’avance sur règlement est remboursée en respectant des échéances précises selon une fourchette d’avancements. L’avance doit être remboursée lorsque les travaux ont atteint 80% de leurs avancements . Ediflex automatise le calcul et le remboursement de l’avance, ce qui représente un gain de temps réellement appréciable
• La variation des prix : cette clause protège les entrepreneurs de fluctuations du marché dues par exemple à une hausse brutale des matières premières. Elle permet d’indexer les montants des factures en tenant compte d’une formule contractuellement définie. Ediflex  calcule automatiquement la variation des  prix, en actualisation ou en révision.
• Le montant à payer aux sous-traitants : les vérificateurs doivent valider le montant indiqué par les sous-traitants pour chaque situation de travaux, et les confronter avec les travaux effectivement réalisés. 
• Pénalités : Les vérificateurs ont la possibilité d’appliquer des pénalités aux titulaires,  en cas de retard sur un chantier par exemple

Dématérialiser l’ensemble de processus d’exécution financière

Le processus d’exécution financière sur un chantier exige donc que les différents vérificateurs prennent en compte de nombreux paramètres avant de valider la facturation.

Autant de calculs complexes, de risques d’erreurs, et d’aller-retours fastidieux entre les différents acteurs de la chaîne de facturation. 

Dans ce contexte, il est essentiel de dématérialiser l’ensemble du processus d’exécution financière sur un chantier public, afin de fluidifier les différentes étapes, de sécuriser les calculs et de faire gagner un temps précieux à tous les acteurs du chantier : Ediflex permet de réduire de moitié les délais de facturation. 

Pour les maîtres d’ouvrage, Ediflex représente un gain de temps et d’énergie incontestable, et pour les titulaires c’est la garantie d’être réglés dans les temps et de maîtriser leur trésorerie.